Faites des réunions plus efficaces et bye bye les bâillements en réunion !

Étape essentielle de nos vies professionnelles, les réunions sont bien souvent mal menées ou mal organisées. Et évidemment, quand c’est pas efficace, une réunion c’est surtout des bailleurs ensemble … Mais on ne s’inquiète pas, il existe quelques règles de base pour y remédier.

 

La réunion ne doit pas être votre première option !

Si un email, un appel, ou une petite conversation avec seulement quelques personnes suffisent, on ne fait pas de réunion ! On réserve les réunions aux projets qui nécessitent que tout le monde soit au même niveau d’information.

 

Après l’heure, c’est plus l’heure ?

En effet, il est important de commencer ses réunions à l’heure mais aussi de les finir à l’heure. En pratique, attendez 2 à 3 minutes après le début théorique de la réunion et commencez votre réunion sans attendre les retardataires. Vous pouvez commencer par une légère introduction qui ne fera pas perdre trop d’informations importantes aux retardataires (remerciez les participants d’être venus, rappelez le « pourquoi » de la réunion, le sommaire, les décisions à prendre…). Bien sûr il est aussi important de finir à l’heure, si nécessaire, faites juste après des mini-réunions avec une partie des participants sur des points précis qui n’intéressent pas tout le monde.
Pour ce qui est des heures de réunion, évitez le vendredi après-midi quand le départ en week-end se fait sentir, le mercredi après-midi, jour des enfants, ou après 17h00.

 

Prévenez vos collaborateur à l’avance !

Envoyez vos demandes de réunion et l’ordre du jour à l’avance (avec les sujets à aborder, la durée accordée à chacun des sujets, les décisions à prendre, les documents de référence…). Le plus important est que le but / l’objectif de la réunion, soit bien défini et visible par tous. Si nécessaire, faites une relance par email 72h avant, au moins aux personnes ayant une importance clef dans la réunion.

 

Publiez le compte rendu assez rapidement après la réunion.

Ce compte rendu doit être court et doit récapituler ce qui a été décidé, les actions à réaliser par chacun avec des dates de réalisation. Le mieux c’est qu’une personne prenne des notes pendant la réunion, si cela n’est pas possible, vous pouvez utiliser l’enregistreur vocal de votre smartphone.

 

En bref !

On n’abuse pas des réunions, on ne convie que les intéressés, on commence et termine la réunion à l’heure, après avoir prévenu ses collaborateurs à l’avance et on prend des notes afin de proposer, peu après la réunion, un compte rendu court.