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Comment mieux prioriser le travail d'équipe ?

Lorsque l’on jette un oeil à notre liste des choses à faire pour mener à bien un projet, on peut parfois se sentir légèrement dépassé. Découper un projet en une liste des différentes tâches plus précises est une première partie importante du travail d’équipe. Mais il est ensuite important de prioriser ces différentes tâches. Voici un exercice à faire en équipe, pour apprendre à mieux définir les missions prioritaires, et  les différentier de celles qui peuvent être retardées, voire abandonnées si l’on manque de temps.

 

Première étape : se mettre d’accord sur la liste des choses à faire.

 

Avec votre équipe, faites la liste de toutes les tâches à accomplir dans le but de mener à bien votre projet. Pour cela, écrivez chacune de ces étapes sur une feuille. Soyez précis dans la mise en place des actions à accomplir sans pour autant trop ajouter de tâches de fond, inutiles ou trop banales. 

Deuxième étape : catégoriser vos tâches.

 

Triez vos taches en les regroupant par catégories. L’idéal étant d’obtenir 2 à 5 catégories maximum. Vous pouvez par exemple trier vos tâches par étapes clés ou par types (marketing, commercial…)

Dans cette deuxième étape, il est aussi important de définir les interdépendances qui existent entre vos différentes tâches. Sur le dos de vos petites fiches précisez si cette tâche dépend ou si elle influe sur une autre tâche.

Troisième étape : prêts ? Parter… Prioriser ! 

Divisez votre équipe en groupes et assignez à chacun de ces groupes l’une des catégories de tâches que vous venez de définir. Les équipes doivent alors trier les missions de leur catégorie par ordre de priorité. Cet exercice doit être intuitif et ne doit pas prendre plus de quelques minutes. 

Les équipes doivent garder à l’esprit les interdépendances des différentes tâches que vous avez inscrites au dos des petites fiches. 

Lorsque le temps est écoulé, faites tourner les équipes. 

Une équipe va donc se trouver face au tri fait par l’autre équipe. Ils vont pouvoir à leur tour discuter du tri choisi par l’autre équipe et ajuster cette hiérarchie des tâches s’ils en voient l’utilité.

Quatrième étape : définissez une ligne à partir de laquelle une tâche peut être abandonnée. 

Mettez-vous d’accord sur la limite à partir de laquelle une tâche peut être abandonnée. Ce critère doit se baser sur le fait que la mission pourra être abandonnée, sans pour autant mettre en péril le projet dans sa totalité. 

Dernière étape : faites le point !

Tous ensemble, faites le tour de vos catégories. Demandez aux membres de votre équipe, par un vote à main levée, s’ils se sentent capables d’effectuer les tâches qui vont leur être assignées dans le temps imparti au projet. Sinon décidez ensemble d’abandonner les taches qui se situent en dessous de la ligne que vous venez de définir. 

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