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Les trucs et astuces sur Google Drive !

Pour synchroniser les fichiers de vos équipes, de leurs ordinateurs, smartphones ou tablettes, Google Drive est l’outil de référence ! Il s’agit aujourd’hui de l’un des trois outils les plus utilisés du secteur de partage des documents  avec Dropbox et Skydrive. Mais comme tous les outils, Google Drive doit être bien utilisé ! Mal utilisé, si vos documents sont mal triés vous risqueriez de perdre les avantages de cet outil !

Comment bien utiliser Google Drive ? Quels sont les conseils et astuces sur Google Drive ? Quelles sont les astuces pour bien utiliser Google Drive ? Comment bien maîtriser Google Drive ?

On vous dit tout cela !

👉 Et sinon découvrez l’ensemble des outils collaboratifs !

Au sommaire !

Quels sont les trucs et astuces sur le réseau social d’entreprise Yammer ?

> Premièrement on fait le point sur les raccourcis clavier : 

Shift + F : pour créer un nouveau dossier.

Shift + T, P, S ou D : pour créer un fichier (T pour texte, P pour présentation, S pour une feuille de calcul, et D pour un dessin).

C, A, R OU T : pour ouvrir les menus, C pour le menu créer, A pour le menu autres actions, R pour le menu trier ou T pour le menu paramètres.

G+N ou G+F pour accéder au panneau de navigation.

G+D pour accéder au volet “Détails”.

D pour afficher ou masquer le volet “Détails”

I pour afficher ou masquer le volet “Activité”

👉 À quoi sert SharePoint ? 

 

> Recherchez de la bonne manière ! 

Pour y voir un peu plus clair et gagner du temps lorsque vous cherchez un fichier en particulier, en passant par la barre de recherche, vous avez peut-être remarqué la présence d’une petite flèche à l’extrémité droite ? Parfait, cette dernière donne accès à plusieurs filtres vous permettant d’affiner la recherche par type de document, par date de modification, par nom de l’élément, pour les mots et les expressions figurant dans le document, par propriétaire, etc…

> Utilisez des fichiers par mails ! 

Lorsque vous rédigez un nouveau mail dans Gmail, vous pouvez voir un icône « Google Drive » en bas de la page. Cet icône vous permet de joindre des fichiers que vous avez stockés dans votre Drive ou simplement d’envoyer un lien. Pour les formats Google Drive – Documents, Feuilles, Diapositives et ainsi de suite – votre seule option est d’envoyer un lien vers le fichier. Pour les autres types de fichiers – PDF, documents Word, images – vous avez la possibilité de les envoyer sous forme de pièce jointe ou de lien, ce qui vous permet de partager des fichiers dont la taille est supérieure dans la limite de 25 Mo pour les pièces jointes.

> L’option « Accès rapide »

L’option « Accès rapide » vous permet d’accéder aux fichiers sur lesquels vous avez travaillé dernièrement. Cependant vous pouvez désactivez cette option si elle ne vous plait pas. Pour cela, cliquez sur l’icône en forme d’écrou située en haut à droite de votre page d’accueil, allez dans les Paramètres, faites défiler la page vers le bas jusqu’à la partie Suggestions, vous pourrez alors activer ou désactiver cette fonction.

> Sauvegardez votre téléphone !

L’application Google Drive vous permet de sauvegarder les données de votre smartphone, si jamais vous le perdez, vous pourrez récupérer l’ensemble de vos applications, de vos SMS, de vos photos et vidéos, et l’historique de vos appels. Pour cela, allez dans les paramètres de l’application en faisant glisser le menu ; cliquez sur « Sauvegarde et réinitialisation » puis activez la sauvegarde des données. En accédant à l’onglet « compte Google », vous aurez la liste des sauvegardes actives.

> Accédez aux fichiers de Google Drive en hors connexion

Vous pouvez accéder à vos fichiers présents sur Google Drive même lorsqu’aucune connexion n’est possible. Sur un ordinateur : deux méthodes de synchronisation co-existent. Vous pouvez installer Google Drive pour Windows ou pour Mac. Vous pouvez également activer l’accès hors connexion de votre Google Drive pour accéder à vos fichiers directement via le navigateur.

Cependant attention, tous les types de fichiers ne sont pas disponibles hors connexion ! Sur une application mobile : sur les terminaux mobiles (Android et iOS), vous devez accéder aux paramètres de chaque fichier pour activer la disponibilité hors connexion. Vous pourrez ensuite consulter les documents choisis sans connexion, quel que soit le type de fichier et même si vous ne disposez pas de connexion.

Sur une application mobile : sur les terminaux mobiles (Android et iOS), vous devez accéder aux paramètres de chaque fichier pour activer la disponibilité hors connexion.

Pour résumez quels fichiers sont accessibles ou non, modifiables ou non on vous fait un point en tableau !

Google Drive

> Gérez vos notifications 

Pour gérer vos notifications sur Google Drive, il suffit de passer par le bouton « Commentaires » de l’angle supérieur droit, puis « Paramètres de notification ». Vous pouvez savoir quand un commentaire ou une réponse est postée. L’outil peut également vous prévenir lorsque l’un de vos collaborateurs vous mentionne dans un commentaire.

> Ajouter des applications dédiées par le Chrome Web Store

Si vous êtes sur Google Chrome de nombreuses applications sont disponibles par le Google Web Store. Certaines sont spécialement conçues pour interagir avec Google Drive ! Une collection dédiée est accessible via la colonne latérale située à gauche. Vous trouverez deux types d’extensions : celles permettant de créer un nouveau document et celles qui améliorent les fonctionnalités. On pense par exemple à PDF Mergy pour fusionner des PDF d’un simple drag&drop ; Graphing Calculator pour représenter graphiquement vos fonctions mathématiques ; WeVideo pour créer une vidéo facilement et à plusieurs ; OpenOffice Document Reader pour visualiser les documents OpenOffice dans Google Drive et ShiftEdit pour les développeurs, cette application permet de créer et d’éditer des fichiers PHP, HTML, CSS et autres en les synchronisant via Google Drive, Dropbox ou FTP.

L’astuce en plus !

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