Faire des réunions efficaces

C’est bien connu, les réunions en entreprise sont souvent longues et n’aboutissent pas toujours à une prise de décision. Avez-vous déjà essayé de comprendre pourquoi les réunions sont si longues et si peu efficaces ? Allez, on vous explique tout !

Pourquoi les réunions ne sont pas toujours efficaces ?

Si les réunions manquent d’efficacité, c’est souvent à cause des raisons suivantes
– L’ordre du jour n’est pas clairement défini
– Les objectifs à atteindre ne sont pas toujours mentionnés dans la réunion
– Les temps de parole sont trop longs et/ou ne sont pas limités
– Les réunions ne sont pas assez espacées pour avoir le temps de remplir les missions
– L’objectif de la réunion n’est pas forcément de construire ensemble mais plutôt de trouver un responsable des échecs
A cause de tous ces défauts, les réunions ont mauvaise presse et ne donnent pas envie aux collaborateurs d’y participer.

Comment faire une réunion efficace ?

Pour rendre vos réunions plus efficaces, il existe plusieurs techniques que vous pouvez mettre en place.

• La méthode TOP

Il s’agit ici de définir clairement le Thème (T). De quoi allez-vous parler ? Fixer un thème clair vous permet de ne pas vous éparpiller et d’avoir une vraie ligne directrice. Vous savez où vous vous dirigez, il ne vous reste plus qu’à définir comment vous y allez !
Il faut ensuite faire émerger un ou plusieurs Objectif(s) (O). Cette réunion a-t-elle pour objectif de présenter des résultats, de trouver une solution, de proposer des idées ? Il va de soi que les objectifs découlent du thème. À la fin de la réunion, pensez à récapituler les objectifs et à les répartir aux diverses personnes concernées.
Pour finir, mettez en place un Plan (P) qui vous aidera à atteindre vos objectifs en temps voulu.

• Des règles qui sont les mêmes pour tout le monde

Pour que la réunion ne s’éternise pas, commencez-la à l’heure ! Vous pouvez aussi imposer que ceux qui sont en retard aient un petit gage (apporter les croissants le lendemain matin par exemple). Si vous faites des règles quelque chose d’amusant, alors tout le monde les respectera !
À la fin de la réunion, pensez à faire un compte rendu qui permettra à chacun d’avoir une trace écrite de ce qui a été dit et décidé lors de la réunion.

• Préparer la réunion

Pour que votre réunion commence à l’heure, assurez-vous que vous avez tout ce dont vous avez besoin. Est-ce que le rétroprojecteur fonctionne ? Les feutres du tableau ont-ils assez d’encre ? Y a-t-il des chaises pour tous les participants ?
Si vous faites une réunion dans un espace que vous ne connaissez pas, faites un repérage des lieux quelques jours avant pour connaître les équipements qui sont à votre disposition. S’il vous manque du matériel, n’hésitez pas à le demander ou à trouver une solution de repli.

• Limiter la réunion dans le temps

Personne n’aime les réunions qui durent des heures. Au lancement de celle-ci, annoncez l’heure de fin et définissez un maître du temps ! Le rôle du maître du temps est de signaler quand une personne prend la parole pendant un laps de temps ou s’écarte du sujet. Ainsi, la réunion ne part pas dans une autre direction et ne s’éternise pas.

• Mettez les participants en confiance

Des échanges naissent les bonnes idées ! Si vous mettez vos collaborateurs en confiance, ils seront plus à même de vous proposer leurs idées et se sentiront peut-être d’humeur plus créative que d’habitude.
Stimulez votre audience avec une présentation efficace et n’hésitez pas à poser des questions qui feront avancer la réunion.
Gardez à l’esprit que la personne qui mène la réunion doit avoir une posture de facilitateur qui doit faire avancer la réunion dans le bon sens. Il est important de guider la réunion pour s’assurer qu’on ne perd pas de temps. L’animateur de la réunion peut changer d’une réunion à l’autre pour que chacun puisse prendre la parole et que personne ne se sente bridé.

Notre solution
Source image : Unsplash
Des questions ? Besoin d’aide ? 
Retrouvez toutes les réponses à vos questions sur l’helpcenter !