Réduire sa boite email

Réduire sa boite email en entreprise.
Ils sont chronophages, polluants et font augmenter notre niveau de stress, on parle bien ici des emails !

S’ils peuvent parfois être très utiles, lorsqu’ils sont mal utilisés les emails peuvent devenir un vrai cauchemar surtout en entreprise ! Alors on fait le point pour une utilisation des emails que votre boite mail mérite ! En avant les bonnes pratiques pour gagner en efficacité !
Cocoom visuel
Il a inventé les emails
Emails
👉 La communication interne, types et fonctions ! 
Vous ne le saviez peut-être pas, mais l’email a été inventé en 1971 par l’ingénieur américain Ray Tomlinson. Alors qu’il s’ennuie au travail, Ray se dit qu’il aimerait bien pouvoir faire communiquer deux ordinateurs, ou plus, entre eux. On vous passe les détails techniques, mais Ray crée ainsi le premier email !
Le corps du mail était “QWERTYUIOP”, en bref il avait juste tapé sur les premières touches de son clavier…
2 361 000
C’est le nombre d’emails reçus et expédiés chaque seconde dans le monde.
Trop c’est trop ! Quand les emails prennent trop de place !
Aujourd’hui nous recevons des emails 39 fois par jour sur nos boites mail perso. En entreprise, c’est 88 mails professionnels reçus et 34 envoyés en moyenne par jour par collaborateur.
Et, bien souvent, le contenu n’est pas plus intéressant que le “QWERTYUIOP” du mail originel.

Email

Une vraie perte de temps !
En France, les cadres estiment passer plus de 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie et aux États-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures ! En bref, nous consultons notre boite mail en moyenne toutes les 5 minutes, et cela nous distrait énormément ! Il nous faut environ 64 secondes pour reprendre le fil de notre pensée après avoir interrompu notre travail pour lire un mail ! Et si l’on ajoute à cela nos mails perso, nous passons plus de 10 heures chaque semaine le nez dans notre boite mail !
En plus, nos emails polluent !
20
grammes de Co2
Un email de 1 Mo envoyé à une seule personne est équivalent à 20 grammes de Co2, soit une ampoule de 60W allumée pendant 25 minutes.
14
allers-retours Paris-New York
Une entreprise de 100 personnes génère en moyenne 13,6 tonnes de Co2, juste par ses courriers électroniques, c’est l’équivalent de 14 allers-retours Paris-New York !
80
% des emails
C’est le pourcentage d’emails reçus qui ne sont jamais ouverts. Or 30 emails supprimés équivalent à la consommation d’une ampoule allumée pendant 24h.
Le DO et DON’T des pires usages possibles pour l’email…
#1 L’email ne sert pas à prendre des décisions à plusieurs!
Emails
DON’T
Si vous envoyez un email à 6 personnes pour prendre une décision, vous recevrez des questions et des réponses et des avis très différents… En bref, votre mail envoyé à 6 personnes va se transformer en au moins 12 réponses, bonjour la prise de tête !
DO
Pour prendre une décision de manière plus rapide et surtout plus efficace lorsque plusieurs personnes sont concernées, essayez plutôt d’organiser une réunion rapide de 15 à 30 minutes.
Le walk & talk !
#2 L’email n’est pas votre pièce à conviction !
DON’T
Messages écrits en majuscule, en gras et parfois même en rouge… L’email est souvent utilisé en cas de conflit, on le sait, c’est plus simple d’envoyer un mail que de dire les choses en face, en plus avec le mail, on garde une trace écrite… Mais l’email n’est pas une pièce à conviction !
DO
Ça peut sembler un peu bateau, mais il faut se dire les choses désagréables en face ! L’email n’est d’ailleurs pas non plus une manière de vous décharger à coup de “je lui ai fait un mail, maintenant c’est lui qui gère…”, ou “elle est en copie, elle ne pourra pas dire qu’elle n’était pas au courant !”. L’email est là tout simplement pour transmettre des informations dans le cadre du fonctionnement normal et quotidien de l’entreprise.
Le chiffre du jour !
1 400 dollars
1 400 dollars
c’est l’amende maximum que risque un Québécois qui utiliserait le terme “email” au lieu de «courriel» dans un document officiel, commercial ou publicitaire.
#3 Les emails ne sont pas utiles en cas d’urgence !
DON’T
L’email n’est pas un outil qui vous permet d’être synchronisé avec vos collaborateurs, lorsque vous envoyez un email il va être lu à différents moments par vos destinataires. Il ne sera donc pas l’outil idéal pour gérer une situation d’urgence, où une réponse immédiate est nécessaire.
DO
​Il existe de nombreux outils pour gérer les urgences en entreprise ! Chat en ligne, outil de messaging… cependant pour les VRAIES urgences rien ne remplacera un appel téléphonique ou une réunion.
Le saviez-vous ?

La petite histoire de l’arobase !

@
En anglais, cette touche se prononce «at» et servait alors à écrire les prix. Par exemple, si vous vouliez proposer 4 poires pour 1 dollar, vous pouviez l’écrire de la manière suivante : 4 poires @ $1. Ce symbole n’avait pas d’autre usage, Ray l’utilise donc pour définir le destinataire.
Emails
Donc les emails ne servent ni à prendre une décision ni à traiter une urgence et ils servent encore moins à régler ses comptes.
Alors en pratique, je fais quoi pour ne pas crouler sur les mails ?
Je gère MIEUX ma boite mail en 6 étapes !

Emails

#1
JE CONSULTE MES EMAILS À DES MOMENTS PRÉCIS
Au lieu d’ouvrir votre messagerie électronique de manière frénétique plus d’une dizaine de fois par jour, donnez-vous des moments précis pendant lesquels consulter vos mails. Vous pouvez par exemple consulter vos mails le matin, après la pause-déjeuner et en fin de journée.
#2
JE DÉSACTIVE LES NOTIFICATIONS.
On l’a vu un peu plus haut, le mail n’est pas l’outil de communication à privilégier en cas d’urgence, alors désactivez les notifications en toute sérénité ! De cette manière, vous pouvez vraiment respecter le conseil numéro 1.
#3
FAITES DES DOSSIERS ET APPLIQUEZ DES FILTRES.
Si vous recevez vraiment énormément d’email, il est important de les trier en les priorisant. Tous ne sont pas urgents. Mettez en place un tri en fonction de critère que vous choisirez. Pour prioriser le contenu de votre boite de réception, aidez-vous de méthode comme la Méthode Getting Things Done ou de la Matrice d’Einsenhower.
#4
CIBLER VOS RÉPONSES.
Pour gérer vos mails plus efficacement, pensez aux boites de réception de vos collègues (ils penseront à la vôtre). On évite les « Répondre à tous » lorsqu’ils ne sont pas nécessaires et on utilise des objets de mail clairs pour tous !
#5
BYE BYE LES SPAMS
Voici un petit exercice à mettre en place pour faire la guerre aux spams. Pendant une semaine, donnez-vous 10 minutes chaque matin, pour vous désabonner des publicités et des newsletters que vous ne lisez jamais.
#6
QUI AURA LE DERNIER MOT ?
On évite le “tu raccroches” “non, toi tu raccroches” de l’email. Le petit message que l’on envoie lorsque l’email n’appelle pas forcement à une réponse, comme les “bien reçu”, “merci”, “OK”, “A+”, “;-)”, on les oublie !