La GED c’est quoi ?

Vous avez déjà recherché un fichier au travail pendant un long moment ? Remonté les fils de vos discussions sur vos différentes applications ? Fouillé vos emails à la recherche du document en question ? Bref perdu du temps pour trouver un simple fichier ?

En effet, rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire pour une entreprise.

Tout cela peut être évité et la collaboration en entreprise peut devenir vraiment fluide dès que les documents sont bien gérés ?

Et oui, car la gestion électronique des documents, ou GED, concerne la manière donc vous gérez vos documents, les archivez et la manière dont ils sont dématérialisés. La maîtrise de la gestion de vos contenus facilite le travail collaboratif dans votre entreprise et c’est toute l’entreprise qui gagne en productivité.

Alors qu’est-ce que la GED ? Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents ? Comment choisir son logiciel de GED ? Quels sont les logiciels de gestion électronique des documents adaptés à votre entreprise ? On vous dit tout cela !

👉 On fait le point sur vos outils collaboratifs ? 

Au sommaire !

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion électronique des Documents (aussi appelée Gestion électronique de l’Information ou de Documents existants :GEIDE) regroupe l’ensemble des techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent et circulent au sein de l’entreprise. La GED s’inscrit dans vos process métier de travail collaboratif, de partage et d’échanges de connaissances.

La gestion électronique des documents est donc un outil informatique qui va permettre la création des documents, leur archivage et leur stockage, le classement de ces documents, leur indexation (c’est-à-dire associer les informations des différents fichiers pour mieux les classer), la recherche et la restitution de ces documents et enfin le contrôle (c’est-à-dire la gestion des droits d’accès ou le verrouillage).

Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents a de nombreux avantages. Elle permet de rendre l’information disponible rapidement et facilement pour tous les collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail ; de limiter les documents version papier afin d’éviter de perdre des informations clés ; de rassembler en un unique endroit informatisé l’ensemble des documents existants dans toute votre entreprise ; d’éviter de multiplier les documents et donc de rendre leur mise à jour plus simple ; de sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers ; de favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Il faut d’abord faire le point sur vos besoins, et la nécessité ou non d’avoir au sein de votre entreprise un logiciel de GED.

Il faut anticiper la bonne intégration de ce futur logiciel de GED à votre écosystème informatique existant, mais aussi sa capacité d’interagir avec vos outils déjà présents. La plupart des logiciels de GED ont la fonctionnalité d’échanger avec de nombreux autres de vos outils…

Il faut aussi anticiper le niveau de sécurité de votre futur logiciel, il faut donc se renseigner pour connaître le lieu où sont stockés les documents et dans quel pays se trouvent les datacenters de votre potentiel futur logiciel. En effet, c’est la loi du pays en question qui s’applique sur les données.

Il faut aussi anticiper la faciliter à former un nouvel arrivant, ou à lui expliquer les différentes fonctionnalités. La solution doit donc être assez simple et intuitive. En effet, une solution efficace et évolutive sera toujours appréciée, mais attention à ce que ces changements ne soient pas trop réguliers. Pensez aussi à la possibilité de personnaliser votre solution de GED afin de « coller » au plus près à votre entreprise.