La méthode 8D – comment résoudre facilement vos problèmes ?

Peu importe le type de problème auquel vous devez faire face, la méthode des 8D vous aidera à y apporter une solution adaptée.
Cette méthode fonctionne en équipe puisqu’elle demande à tous les collaborateurs de partager leurs expertises et expériences. De plus, grâce à la méthode des 8D, vous comprendrez les raisons du problème, ce qui vous permettra de devoir y faire face à nouveau.
La méthode des 8D est découpée, comme son nom l’indique, en 8 étapes

1) Initier le mouvement

1.1 – Définir un groupe de travail

Pour cette étape, il faut que vous sélectionniez des collaborateurs en fonction de leurs expériences passées, de leurs expertises à propos de la problématique à traiter, du temps de disponibilité que chacun pourra accorder au projet et enfin de leur capacité à travailler en équipe.
La taille du groupe dépend de la difficulté et de la nature du problème. Toutes les fonctions de l’entreprise doivent être mobilisé en cas de projet transverse.
Un animateur doit être sélectionné. Sa fonction sera de faciliter la prise de parole et de décision au sein du groupe. Cette personne ne sera pas responsable du projet et des décisions finales.
L’animateur n’est pas toujours incarné par la même personne, afin de responsabiliser tous les participants.

1.2 – La méthodologie

Celle-ci doit être définie rapidement et comprise par tous. Celle-ci servira à guider le projet et à analyser ce qui fonctionne et ce qui doit être rectifié.
Pour vous aider à mettre en place votre méthodologie, vous pouvez réfléchir autour des 5W+2 (Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi, Comment, Combien). Grâce à celle-ci, vous pourrez construire efficacement votre méthodologie.

2) Décrire le problème

Lors de cette étape, il faut que vous expliquiez clairement le problème, sans omettre d’informations. Il est aussi important d’énoncer les effets de ce problème sur votre entreprise et ce qui peut arriver si vous ne le traitez pas efficacement.
Toutes les informations que vous avez concernant votre problème doivent être listées afin d‘éviter la rétention d’information.

• Qui a découvert le problème ?
• Quand ? Où ? Dans quelle condition ?
• Va-t-il y avoir une communication de crise à gérer ?
• Quel est l’impact du problème ?

3) Correction du problème

À ce stade, plus besoin de réfléchir sur les causes du problème ; il faut lui trouver une solution. Dans les cas les plus urgents,  vous pouvez passer directement à cette étape avant la constitution finale du groupe de travail.
Cette étape vous aide à contenir le problème un certain temps et d’apporter des réponses à vos clients et/ou utilisateurs.

4) Analyser les vraies causes du problème

Au cours de cette étape, il est important que vous compreniez l’origine du problème afin d’éviter qu’il se reproduise.
L’analyse de la situation est très importante puisqu’elle vous permet de connaître les vraies raisons du problème. Pour découvrir les causes de votre problème, vous pouvez lister toutes les raisons possibles, elles doivent toutes être analysées, sans exception. Pour ce faire, vous pouvez déléguer une raison par membre de l’équipe, de cette façon, vous avancerez plus rapidement.
Une fois que ce travail a été fait, il faut maintenant hiérarchiser les causes du problèmes par niveau de gravité.

5) Définir et mener les actions de correction

Dites-vous qu’il est compliqué de résoudre un problème avec une seule action et du premier coup. Aussi, pensez à plusieurs plan d’actions et à leur déroulé.

• Listez les actions à mettre en place
• Définissez les dates butoirs pour chacune d’entre-elle
• Choisir les critères qui permettent de vérifier l’efficacité de telle et telle action
• Mettez en œuvre votre plan d’action
• Vérifiez l’efficacité des actions menées

Pensez à toujours faire un récapitulatif de ce qui a été fait et de l’impact de chaque action quant à la résolution du problème.

6) Mesurer l’efficacité des actions

Une fois que vous avez mis en place votre plan d’actions, il est important de mesurer l’efficacité de ce dernier. Aussi, mettez en place des indicateurs de performance tels que des objectifs à atteindre, une progression de la satisfaction client ou d’autres paramètres qui vous aideront à évaluer l’efficacité de votre plan !

7) Standardiser les actions

Une fois la solution trouvée, il faut penser au déploiement du plan d’actions à l’ensemble des services et/ou des pôles qui composent votre entreprise.
Pensez aussi à mettre à jour les actions pour tenir informés les collaborateurs ! Pour ce faire, vous pouvez utiliser Cocoom !

8) Remercier les collaborateurs participants

Une fois le problème résolu, il est essentiel de remercier de les collaborateurs qui ont participé à la résolution du problème. En effet, ils ont aidé l’entreprise à passer au-delà d’une complication, un remerciement, c’est la moindre des choses !
Vous pouvez aussi leur demander de fournir un tout petit rapport pour savoir ce qu’ils ont tiré de cette expérience.

Comment Cocoom peut vous aider avec la méthode 8D !

Toutes les étapes de la méthode des 8D peuvent être mises en place sur votre Cocoom et vous pouvez créer un template “8D” qui vous permettra d’utiliser rapidement cette méthode en cas de besoin ! Vous pourrez aussi célébrer vos victoires à court terme, une fois le problème surmonté, en créant un évènement avec vos collaborateurs.
Une autre manière de faire peut être de créer un nouveau fil et de faire une template pour chacune des étapes de la méthode 8D sur votre Cocoom !