La vie d’une entreprise est faite de petits et grands évènements. Si votre structure grandit, si vous avez trop de frais dans vos locaux actuels, si vous avez besoin de changer de localisation, l’organisation d’un déménagement est donc nécessaire. Un changement important comme celui-ci peut être délicat et doit être abordé avec beaucoup de précautions.
Au-delà du capital matériel, le capital humain est à prendre en compte. Pour que tout se passe sans accroc, il faut le planifier correctement.

Les étapes à suivre

• Communiquez auprès des collaborateurs

En général, un déménagement ne fait pas que des heureux. Il y a ceux qui seront ravis parce qu’un déménagement, c’est excitant, mais il y aura aussi ceux qui n’accepteront pas ce changement parce qu’ils devront changer leurs habitudes. L’idéal, c’est d’en parler très vite et d’expliquer clairement les raisons de ce changement et les bénéfices qu’il apportera à chacun. Deux mois avant le déménagement, annoncez la grande nouvelle. Un mois avant, présentez les locaux. N’hésitez pas à montrer des photos pour aider les collaborateurs à se projeter et mettez en avant les avantages matériels auxquels ils auront accès une fois dans les nouveaux bureaux.
À J-15, distribuez les cartons pour que les collaborateurs commencent à s’organiser. À J-7, précisez le planning du jour du déménagement en expliquant clairement comment le il va se dérouler, et quelles sont les missions de chacun.
 

• Engagez les collaborateurs dans le projet.

Faites les participer au choix de la décoration par exemple. Une petite enquête peut être faite pour connaître les besoins de chacun et voir ce qui pourrait être réalisé. Laissez-les s’exprimer sur le sujet pour connaître leurs ressentis et accompagner au mieux ceux qui ne se sentent pas à l’aise à l’idée de quitter les anciens locaux. Passez du temps avec eux afin qu’ils acceptent l’idée de ce changement, même si ce processus peut prendre du temps. Faites en sorte que la qualité de vie de chacun augmente !
 

• Montez une équipe projet.

Pour que le déménagement se passe sans trop d’encombres, une équipe doit être en charge du projet. Il n’est pas nécessaire qu’elle y soit dédiée à 100% mais plus elle passera du temps à préparer ce changement, moins il y aura de soucis.
Prévoyez un plan B, au cas où tout ne se passe pas comme prévu !
 

• Profitez-en pour vous réorganiser.

Un déménagement, c’est un nouveau départ ! C’est le moment de tout reprendre et d’en profiter pour changer ce qui ne fonctionnait pas, ou mal. Aussi, profitez-en pour gommer les mauvaises habitudes prises par certains collaborateurs, mettez en avant l’occasion que représente ce déménagement.
Tous les salariés ont-ils besoin d’un bureau ? Doit-on archiver les documents papiers sur des disques durs ? Tout ce qui vous permettra d’améliorer la performance de vos collaborateurs est bienvenu. Profitez de ce nouveau départ pour accroître la qualité de vie au travail de vos équipes !
 

• Célébrez et échangez !

Une fois que vous êtes installés dans votre nouvel environnement de travail, organisez un petit événement pour fêter votre nouveau départ. Pensez aussi à sonder vos collaborateurs pour connaître leur avis sur le déménagement, sont-ils bien installés, comment vivent-ils ce nouveau départ ? Vous pouvez faire des entretiens individuels ou faire passer un sondage dans les différents services qui composent votre structure. En leur offrant la possibilité de donner des retours, vos collaborateurs se sentiront acteurs du changement et n’auront pas l’impression de le subir.
Ainsi, le déménagement doit être vu comme un projet de grande envergure par tous les collaborateurs. L’engagement de chacun est essentiel au bon déroulement de cet évènement. Une communication claire et réfléchie est un élément clef pour faciliter l’acceptation et l’adhésion de tous au projet.