La gestion des documents sur Cocoom !


Au travail, nous avons tous déjà recherché un document pendant plus d’une dizaine de minutes, en jouant aux devinettes pour trouver le nom potentiel de ce document, en essayant désespérément de savoir laquelle des deux versions finales du document était réellement LA version finale (c’est “final_final.pdf” ou “final.pdf” ?), on cherche même à deviner la manière dont notre collègue aurait rangé le document en question… Et parfois, on se surprend à remonter courageusement le fil d’une conversation d’équipe pour retrouver un document datant de plusieurs jours (bonjour la tendinite) !

👉 Et sinon découvrez l’ensemble des outils collaboratifs !

En bref, retrouver de simple documents peut vite devenir un vrai travail d’investigateur !

Savez-vous que le fait de rechercher un document est dix fois plus coûteux pour une entreprise que de le produire ?
La gestion des documents c’est bien. Contextualisée, c’est mieux !
Petit rappel : lorsque l’on parle de systèmes gestion documentaire, on parle souvent de GED (gestion électronique des documents), dont le but est d’accompagner les documents de l’entreprise tout au long de leur cycle de vie. De leur création à leur conservation en passant par leur gestion et leur diffusion, les documents font un sacré bout de chemin en entreprise !
Pour retrouver un document, nous le recherchons donc dans la barre de recherche de notre application de messaging, de notre google drive d’entreprise… bref de l’endroit où notre entreprise a décidé de stocker ses documents !

C’est là que ça se corse !

Quel mot clé taper dans la barre de recherche ? Comment savoir quel titre a été donné au document que je veux ?
Sachant qu’un titre de document comporte souvent 2 ou 3 mots seulement, il faut viser juste ! Et si, en plus, ce document comporte un titre avec des abréviations personnelles, ça devient vraiment complexe (vous recherchez la plaquette en anglais d’un produit A, si le titre du document est “prez_pdtA_Angl.pdf” il faut s’accrocher !).
C’est ici qu’intervient la gestion électronique des documents contextualisée (TADAAAM ) !
Sur Cocoom, les documents numériques sont partagés dans vos publications. Imaginons par exemple que vous fassiez une publication suite à la sortie de votre nouvelle gamme XY dans laquelle se trouvent les produits A et B.
Vous rédigez donc votre article et à la fin de cet article vous proposez deux documents à télécharger : les prévisions des ventes pour le produit A et les prévisions des ventes pour le produit B. Mais, comme vous avez votre propre jargon, vous intitulez ces documents ‘prev.vente.pdtA’ et ‘prev.vente.pdtB’ (et ça, c’est pas très sympa pour vos collaborateurs).
2 mois plus tard, l’un de vos collègues veut comparer les ventes réelles effectuées avec les ventes prévues deux mois plus tôt pour le produit A. Il ne va pas chercher votre publication partagée deux mois plus tôt sur Cocoom en remontant le fil des publications, et il a bien raison ! Il va donc se rendre au niveau de la barre de recherche ! Aucune chance cependant qu’il n’y tape ‘prev.vente.pdtA’ (si c’est le cas, ne jouez pas au Memory contre cette personne)…
Mais comme, sur Cocoom, votre document se trouve dans une publication avec de nombreux autres mots, il est, de facto, associé à ces mots, donc que votre collaborateur recherche “Gamme XY” ou “Produit A” ou “Produit B” ou “Prévision des ventes produit A”… il retombera sur la publication en question et donc sur le bon document ! Il est trop fort votre collaborateur ! Inutile d’investir dans un nouveau logiciel de gestion documentaire. Et tout le monde aura accès simplement à vos documents importants.
Mais ce n’est pas tout !

Vous en vouliez plus, pas de problème !

Il y a un autre avantage à la GED sur Cocoom ! Généralement, lorsque l’on recherche un document, nous n’avons pas de contexte autour de ce document (Comment s’en servir ? Comment l’utiliser ? Dans quelle mesure puis-je le consulter, ou le modifier ? etc…). Or sur Cocoom, lorsque votre super collaborateur trouve le document qu’il recherchait, ce document se situe dans une publication qui y apporte du contexte. La publication pourra amener des consignes quant à l’utilisation du document, une explication sur la manière dont il est construit. Les informations sont donc mieux comprises et les documents mieux utilisés ! Chouette, non ? Un gain certain de performance de l’entreprise.

C’est super ! Et c’est très bientôt sur Cocoom !

Cette nouvelle gestion documentaire arrive dès septembre sur Cocoom ! Pour l’instant, vous pouvez d’ores et déjà partager vos documents et les retrouver en recherchant un mot clé qui se trouve dans le titre de la publication. Encore un peu de patience !
En bref, sur Cocoom, comme vos documents numériques sont partagés dans des publications, c’est finalement l’ensemble des mots de cette publication qui vont devenir un potentiel mot clé de recherche pour retrouver le document voulu ! Ça élargit grandement le champ des possibles, non ? Et cela représente un réel gain de temps.
Vous retrouvez donc vos documents plus facilement, sans perdre de temps et sans vous arracher les cheveux !
Finalement, facile la gestion documentaire, non ? Vous avez toutes les clés pour optimiser le cycle de vie de vos documents.
En plus, Cocoom dans sa version de base est un logiciel gratuit.