Les astuces pour booster votre utilisation de SharePoint !

Comment réellement trouver ce que vous cherchez sur Microsoft SharePoint ? Car oui Sharepoint est un outil génial qui peut vous faciliter la vie, et être une vraie source de données pour le partage des fichiers et des connaissances, mais mal utilisé il peut devenir un sacré calvaire ! Vous pourrez facilement consulter et modifier vos documents et ceux d’autres utilisateurs.

Comment bien utiliser SharePoint ? Quels sont les conseils et astuces sur cet outil ? Quelles sont les astuces pour bien utiliser SharePoint ? Comment bien maîtriser votre nouvel outil ? Quels sont les meilleurs outils ? On vous dit tout cela !

Au sommaire !

Alors, comment trouver ce que vous voulez sur SharePoint ?

> Lorsque vous recherchez une expression exacte sur SharePoint

Si vous cherchez une expression exacte, utilisez des guillemets pour que votre outil prenne en compte cela.

> La différence entre “Et” et “Ou”

C’est très simple, si vous cherchez des informations sur les ours ET les canards ? Séparez les termes recherchés par « AND ». Cependant, si vous cherchez des informations soit sur les ours OU sur les canards, utilisez « OR ».

> Vous n’êtes pas sûr du nom d’un document ?

Vous savez que votre collègue a écrit un document qui vous intéresse, mais vous ignorez l’orthographe exacte du nom de ce document (c’est “Volkswagen” ou “Volkwsagen” ?) alors tapez “Volk…” et SharePoint s’occupera de trouver votre document.

> Sélectionnez des critères de recherche sur SharePoint

Vous vous souvenez que le fichier que vous cherchiez était un document Word ? Utilisez  « filetype:doc ». Si par exemple vous vous souvenez que le nom du fichier ou le titre du fichier contenait le mot « proton » ? Tapez « filename:proton » ou « title:proton ».

> Filtrez par tags

Utilisez la colonne de gauche pour filtrer les résultats par tags. En fonction du document recherché, vous pourrez trier les documents recherchés par auteur, par date ou encore par domaine. Dans cette même colonne, pensez bien à vérifier sur quel site vous effectuez votre recherche ! Les résultats sur un intranet ne seront pas nécessairement les mêmes que sur un site collaboratif.

> Pensez à exclure les termes qui ne vous correspondent pas

Lorsque vous faites une recherche, vous pouvez exclure certains résultats de recherche en utilisant un « – » avant le terme à exclure. Par exemple, vous pouvez rechercher les recettes sans oeufs en tapant « recette -oeufs ». Cette astuce ne fonctionne bien évidemment que si le mot en question n’est pas dans le document, ici si la personne a marqué dans son document « cette recette ne comporte pas d’oeufs » là c’est raté !

L’astuce en plus !

Voilà nos astuces concernant les recherches dans SharePoint ! Une astuce en plus ? Pensez à utiliser Cocoom dans votre SharePoint pour en booster son utilisation !