Comment bien communiquer autour d’un projet ?

Les objectifs de la communication projet sont de permettre à l’ensemble des parties prenantes et de vos équipes d’avoir une vision commune de la raison d’être et des objectifs du projet. Il est nécessaire que tous vos collaborateurs soient alignés, aient le même niveau d’information et puissent partager leurs avancés tout au long du projet. Il s’agit d’un point important de la gestion de projet pour impliquer tout le monde dans le projet et diminuer les résistances au changement.

Fixer des objectifs, bien connaitre ses collaborateurs, leurs attentes, les risques qu’ils voient en ce nouveau projet, ce qu’ils peuvent y gagner, ce qu’ils peuvent y perdre… Faire un plan de communication efficace consiste donc à partager la bonne information, à la bonne personne, au bon moment, dans le bon format et avec le bon support. Ce n’est pas une tâche facile, mais pas de panique nous vous accompagnons dans les différentes étapes de ce travail !

On fait le point en 7 étapes :

• 1 : Connaitre le contexte du projet
• 2 : Analyser les différents groupes de collaborateurs
• 3 : Déterminer les objectifs de votre communication
• 4 : Définir quels messages pour quelles cibles
• 5 : Mettre en place le plan d’action
• 6 : Suivre les résultats et s’adapter au fur et à mesure
• 7 : Évaluer et débriefer

1 : Connaitre le contexte du projet

Cette première étape permet de bien faire la transition entre le projet et sa communication. Il s’agit d’identifier les éléments clés du contexte du projet utiles à la communication, pour cela travaillez avec un chef de projet qui pourra vous aider à la compréhension du projet.
C’est à ce moment-là qu’on se demandera quelles sont les différentes parties prenantes. Quel budget avez-vous pour la communication ? Combien de temps pouvez-vous y consacrer ? Sur qui pouvez-vous compter ? Quelles vont être les ressources disponibles (ressources humaines, budget, etc.) ? Quelles sont les limites, les contraintes, les opportunités ? En bref, c’est ici que l’on fait un état des lieux de la situation initiale.

Il va donc falloir analyser le contexte général de votre projet, si vous aviez déjà mené un projet relativement semblable il faut penser à prendre en compte l’évaluation de ce dernier pour ne pas reproduire les mêmes erreurs. Ensuite, il vous faut identifier, lister et analyser les parties prenantes. Faire un point sur vos moyens et sur les limites ou les possibles contraintes.

Zoom sur les parties prenantes :

Pour bien faire le point sur les différentes parties prenantes il faut les identifier, savoir comment elles se positionnent vis-à-vis du projet et évaluer leur degré d’influence sur les autres parties prenantes pour cela, commencez par lister les différents groupes de parties prenantes et attribuer leur un positionnement vis-à-vis du projet. Il existe 4 positionnements différents :
– Allié : l’allié est favorable au projet, et participe activement à ce projet
– Indifférent : lui est peu sensible au projet, il est assez passif
– Déchiré : le déchire est plutôt favorable au projet, il est prêt à discuter
– Opposant : il est définitivement contre le projet, et n’est pas vraiment prêt à en discuter

Il faut ensuite déterminer le degré d’influence et le degré d’importance de chacune de ces parties prenantes, est-il très, assez ou peu influent et est-il très, assez ou peu important ?

Enfin, si ces différentes parties prenantes vont constituer ou non des groupes cibles pour votre communication.

Pour rendre cet exercice plus simple, fonctionnez sous forme de tableau :

2 : Analyser les différents groupes de collaborateurs

Le but de cette étape est de lister les groupes cibles, c’est-à-dire l’ensemble des personnes ou des groupes que vous souhaitez atteindre avec votre communication autour du projet. La segmentation de vos groupes cibles vous permet d’avoir une communication efficace plus spécifique, mieux adaptée aux besoins de chacun des groupes.

C’est donc ici que vous cherchez quels sont les différents groupes cibles, qu’elles sont les conséquences du projet pour chacun des différents groupes cibles. Qu’attendez-vous des groupes cibles ? Quelle est la principale barrière pour tel ou tel groupe ?

Vous allez donc dans cette étape devoir analyser en profondeur vos groupes cibles et au besoin diviser les groupes cibles en sous-groupes, cherchez alors à lister des réponses possibles en fonction des craintes et des besoins identifiés pour chaque groupe.

Là encore, le plus simple est de fonctionner sous forme de tableau :

Vous allez donc remplir le tableau en prenant en compte vos différents groupes cibles, ce que vous attendez d’eux, ce qui peut, en revanche, les freiner dans leur adoption du projet. Vous pourrez ensuite préparer une réponse pour chacune des barrières soulevées.

3 : Déterminer les objectifs de votre communication

C’est dans cette étape que vous allez déterminer les objectifs de votre communication, les résultats que vous souhaitez obtenir avec votre communication sur le projet en question. Vos objectifs doivent être précis et mesurables avec des indicateurs (KPI) qui vous permettront clairement de déterminer si vos résultats ont été atteints ou non. Vous allez donc cherchez à savoir quel résultat vous voulez atteindre avec la communication du projet, vous allez vérifier si vos objectifs sont formulés de manière SMART et chercher à savoir quels indicateurs vous permettront de vérifier si vos objectifs sont atteints.

Pour cela, là encore le plus simple est d’utiliser un tableau !

Pour remplir ce tableau, mettez en avant les différentes phases du projet, puis indiquez l’objectif de communication projet principal lié à chacune de ces phases, précisez quelle(s) cible(s) sont concernée(s) pour chacune de ces phases et indiquez ensuite comment vous pourrez mesurer que l’objectif identifié est atteint que ce soit par des chiffres (taux d’utilisateurs actifs sur un nouvel outil par exemple) ou par des descriptions (modification d’un comportement pour l’une des cibles par exemple).

4 : Définir quels messages pour quelles cibles

Dans cette étape, vous allez devoir définir les messages qui vont devoir être passés à vos collaborateurs. Vos messages doivent être adaptés aux besoins de vos groupes cibles, pour que votre communication ait un meilleur impact. Il faut donc chercher à savoir quel est le contenu de votre message pour chacun des groupes cibles. Comment vous allez l’exprimer au mieux (mots, images…) ? Vous allez aussi chercher à savoir si vos messages sont bien identifiables, s’ils correspondent bien aux besoins de chacune des cibles. Vont-ils bien répondre à vos objectifs ? Restent-ils bien cohérents les uns par rapport aux autres ? Cherchez à définir un message global , commun à toutes les cibles.

Pour cela, privilégiez un message unique et simple par action de communication et par groupe cible. Identifiez les messages primaires et secondaires, veillez à ce que le ton et le langage que vous utilisez soit adapté à chaque groupe cible et assurez-vous que les messages soient bien connus et bien utilisés par tous ceux qui les partagent pour il y ait une vraie cohérence entre ces derniers.

5 : Mettre en place le plan d’action

C’est l’étape qui fusionne toutes les étapes précédentes ! Ne reprenez pas tout : faites le point sur ce qui vous semble le plus important !

Vous allez donc devoir créer dans cette étape votre planning de communication !
Le planning de communication :
C’est un tableau qui va reprendre tous les aspects de chaque action de communication prévu. Différentes phases du projet, objectifs de communication, actions, dates, groupes cibles, messages, canaux, émetteurs, fréquence, responsable… Pour rendre ce travail plus visuel, vous pouvez mettre en place un plan de communication, c’est un aperçu général, sous la forme d’une ligne du temps, qui va reprendre toutes les actions de communication.

Voici un exemple de plan de communication :

6 : Suivre les résultats et s’adapter au fur et à mesure

Votre plan de communication projet doit évoluer au fil de l’avancement du projet pour s’ajuster en cas de besoin.
Avec les personnes en charge du pilotage du projet, les chefs de projet ajustez votre plan de communication.  Demandez-vous si votre communication reste d’actualité ou si des modifications doivent être apportées.
Pour cela il vous faut partir à la recherche de feedbacks. Pensez à des réunions hebdomadaires ou à des outils de communication favorisant les retours terrains, des questionnaires attribués à vos collaborateurs impliqués dans le projet !

 7 : Évaluer et débriefer

Cette dernière étape, parfois oubliées, est très importante. C’est ici que vous évaluez dans quelle mesure vous avez atteint vos objectifs de communication. Avez-vous atteint vos objectifs (totalement, partiellement) ? Si non : où est-ce que votre plan a échoué ? Comment pourriez-vous améliorer cela dans le futur pour ne pas reproduire les mêmes erreurs ? Pourriez-vous utiliser dans le futur la même méthode pour un projet semblable à celui que vous venez de terminer ?

Pour bien débriefer vos actions là encore, vous pouvez le faire sous forme de tableau !
Évaluer chacune de vos actions en fonction de ce qui a fonctionné, de ce qui n’a pas fonctionné et comment vous pourriez généraliser ou corriger cette action pour la prochaine fois !

Voilà, vous avez toutes les cartes en main pour bien communiquer autour de votre projet ! Vous pouvez maintenant garantir l’adhésion, la motivation et l’engagement de toutes vos parties prenantes !