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Gestion-de-projet

Le B.A BA de la gestion de projet !

On fait le point sur la gestion de projet ! 

Chaque année, dans votre entreprise vous avez de nombreux défis à relever, vous adapter à de nouvelles contraintes légales nationales, européennes ou internationales, lancer de nouveaux services ou produits, intégrer de nouvelles technologies ou mettre à jour des technologies déjà implantées… En bref, pas de quoi vous ennuyer ! 

Chacun de ces défis est relevé sous forme de projet qui peut se définir comme une suite d’actions délimitées dans le temps, en vue de produire un résultat spécifique comme un produit, un service ou une nouvelle organisation. 

Afin de réussir votre projet en respectant les délais, le budget et les ressources, vous et votre équipe devez être organisés et efficaces. Pas facile n’est-ce pas ? Pas de panique on vous explique en détails chacune des étapes de la gestion de projet et on vous donne des méthodes adaptées et variées ! 

Les 4 étapes de la gestion de projet :

> Le cadrage.

Cette phase consiste à bien définir le projet à venir pour mieux l’aborder. 

> La conception.

C’est dans cette phase que nous allons structurer, organiser et planifier le projet. 

> La conduite.

C’est ici que le projet va être conduit. Si tout se passe bien, le projet suit son fil, mais que faire en cas de difficultés ? 

> La clôture.

Le projet est terminé, mais ce n’est pas la fin pour autant ! Il est important de faire un bilan pour progresser en continu sur les projets à venir. 

Prêt pour aborder les 4 étapes de la gestion de projet ? C’est parti ! 

On débute avec le cadrage.

Le cadrage consiste à définir très clairement le défi à venir. Cette phase d’avant-projet va permettre de rappeler le pourquoi du projet, ses débuts et son objectif final. En bref elle permet de bien situer le projet pour mieux l’aborder ! 

On vous aide avec 7 étapes incontournables pour mieux situer votre projet : 

 

1 – Définissez l’objet principal du projet. Il s’agit de la raison d’être générale du projet (réorganiser un service, résoudre un dysfonctionnement, etc…). 

2 – Rappelez le contexte. Il s’agit des faits ou des événements qui importent dans la problématique traitée (ceux qui sont à l’origine de la demande ou qui ont une influence sur les réponses à apporter…).

3 – Posez le périmètre du projet. Il est important de savoir où le projet commence et où il se termine. Quelles en sont les frontières ? Qui est concerné par le projet ? 

Quel est le public cible et qui sont les interlocuteurs internes ? Quels services vont être pris en compte ? En bref, définissez clairement le périmètre du projet pour éviter de perdre du temps et pour ne pas oublier de parties prenantes ou de caractéristiques. 

4 – Définissez les objectifs du projet et les besoins. Maintenant que vous avez déterminé les contours du projet, il s’agit de définir le contenu et son domaine d’application. Quels sont les objectifs, les besoins des utilisateurs ou des personnes impliquées ? En quoi ce dernier va-t-il répondre à une problématique ? 

Pour simplifier cette étape, n’hésitez pas à créer des cas d’usage ou des cas pratiques. Quand le projet doit-il être livré ? Quelles sont les échéances clés ? Cette notion de délai peut également être exprimée dans les contraintes (l’étape numéro 6). 

5 – Indiquez les gains attendus. Ce n’est pas l’étape la plus facile, car estimer les gains dépend de la nature du projet. Essayez donc de vous donner des indicateurs précis comme un chiffre d’affaires ciblé, des systèmes d’information plus fonctionnels et simples d’utilisation.

6 – Évaluer les contraintes et les risques possibles de vos besoins. Qui dit projet dit également contraintes, voire risques. Ceux-ci auront un impact sur votre environnement ou celui de vos clients. Ces risques peuvent être techniques, humains, réglementaires, financiers, liés au marché et au produit ou service. 

Demandez-vous quels sont les freins possibles. Opposants ? Légaux ? C’est aussi l’étape où il faut se poser la question du “pour quand ?”. Le quand est une question primordiale. Pour éviter de le transformer en contrainte, fixez dès à présent une deadline approximative, des étapes clés. Pensez à rester en adéquation avec le budget établi.

7 – Pensez aux impacts. Pour mieux prendre toute la mesure des besoins, il est bon de faire un point sur les impacts que ceux-ci auront sur votre projet. Il peut s’agir d’un impact sur vos employés, vos processus, vos logiciels ou vos outils. 

Mais aussi sur la communication ou l’organisation même de l’entreprise. En anticipant les impacts potentiels, vous limiterez les mauvaises surprises. Le déploiement de la solution sera ainsi plus aisé et précis.

Vous avez donc, grâce à ces 7 étapes un bel aperçu de votre projet dans son ensemble et en améliorer la gestion ! 

Objet, contexte, périmètre, objectifs, gains attendus, contraintes, impacts, rien n’est laissé au hasard pour cadrer au mieux votre projet. 

Il vous reste maintenant à lancer ce projet ! Une fois tous les éléments définis, le kick off (ou réunion de lancement) facilite la synthèse et la mise au diapason de l’ensemble du groupe projet et donc sa gestion

En résumé

Définir le périmètre, considérer le contexte, priorisez les objectifs, évaluez les risques vous permettra d’aborder sereinement votre projet

Zoom sur le kick off ( ou réunion de lancement) :

Qu’est-ce que le kick off meeting ? Il s’agit simplement d’une réunion de lancement d’un projet en gestion de projet. Une mise en route à ne pas négliger pour bien démarrer le processus de gestion de projet. 

Très utile pour vous mettre en phase avec toutes les parties prenantes, pour renforcer votre crédit et dynamiser votre équipe, on vous présente le kick off meeting ! 

 

Les objectifs : 

 

Pourquoi recourir aux réunions de lancement ? Comité de pilotage, parties prenantes, équipe projet, utilisateurs clés… Pourquoi réunir les acteurs impliqués autour d’une table ?

 

> Favoriser l’appropriation du projet par l’ensemble des parties prenantes. 

> Communiquer sur les points essentiels. 

> S’assurer que tout le monde soit en phase avec les objectifs, les moyens, les risques…

> Créer une dynamique positive autour du projet, la motivation est la clé ! 

> Vous crédibiliser ainsi que l’équipe, pourquoi vous, pourquoi eux ! 

> Fixer les règles de fonctionnement dès le début. 

 

 

Avant la réunion kick off : 

 
 

Comme toute réunion, il est très important de bien préparer sa réunion kick off. 

 

Voici le déroulement de la réunion : 

 

Présentez-vous et invitez les participants à faire de même, vous allez travailler ensemble (si ce n’est pas déjà le cas) il est important d’apprendre à vous connaitre. Faites l’essentiel : nom, prénom, fonction au sein de l’entreprise et rajoutez un peu de fun pour briser la glace. Ne parler pas encore du rôle de chacun dans le projet, c’est pour plus tard ! 

Petite astuce : voici comment briser la glace en réunion ! 

 

Présentation de l’agenda : détaillez l’articulation de la réunion à l’aide d’un ordre du jour précis. Définissez chaque étape et le mode de fonctionnement général. Précisez par exemple à quel moment poser des questions, etc. 

N’oubliez pas que ce type de réunion, surtout en gestion de projet, ne doit pas se transformer en monologue et ne doit pas durer plus de temps que nécessaire. L’objectif est d’impliquer toutes les personnes présentes dans la salle et de favoriser les échanges.

Rappelez le contexte du projet et présentez les objectifs. Revenez sur les débuts et les objectifs. Rappelez-vous que tout le monde ne possède pas le même niveau d’information quant à l’historique et les raisons qui ont abouti au lancement du projet. Or, il est très important que tout le monde comprenne le projet et y adhère, il faut donner du sens à l’action !

La diversité des profils autour de la table est une force pour la réussite, mais cela demande d’autant plus d’efforts pour communiquer.

Énoncez les objectifs globaux et, le cas échéant, déclinez-les par domaines. Décrivez les grandes phases du projet. Détaillez le plan du projet avec les échéances. C’est l’occasion de vous assurer que rien n’a été oublié et que la méthode de gestion convienne à tout le monde. 

Cette validation est importante. Elle prévient – ou du moins réduit – les pertes de temps dues à des incompréhensions ou des désaccords. 

Présentez l’équipe avec le rôle et les responsabilités de chacun. Prenez le temps de bien expliquer qui fait quoi et la raison pour laquelle chaque personne a été choisie. Explicitez comment chacun va travailler avec les autres, comment l’équipe va fonctionner.

Identifiez les risques pour améliorer la gestion. Listez les risques potentiels et présentez les dispositifs mis en place afin de les gérer. N’oubliez pas les menaces qui pèsent généralement sur toutes les nouvelles pratiques : les résistances au changement ! Anticipez-les en adoptant une démarche construite afin de gérer cet aspect très humain.

Exposez le plan de communication. Qui sera informé ? Quand ? Par quel moyen ? Cette partie est souvent négligée dans les projets. Or, il s’agit d’un pilier dans l’appropriation des sujets par les équipes et d’un outil important dans la prévention des résistances au changement.

Mesurez les succès. Les indicateurs sont très importants pour évaluer l’atteinte des objectifs prévus. Un consensus sur leur définition est obligatoire afin d’éviter toute contestation ultérieure. 

Planifiez les prochaines réunions. Dès à présent, mettez-vous d’accord avec vos collaborateurs sur les dates des rencontres suivantes.

On continue avec la conception.

Située entre le cadrage et la gestion du projet, l’étape de conception tient une place centrale dans la démarche. En effet, son but est de préparer et d’organiser le projet.

La phase de cadrage a déterminé les grands principes, les objectifs clés, l’enveloppe budgétaire…en bref tout un aperçu du projet, il est temps maintenant d’entrer dans le détail en structurant et ordonnançant précisément les différentes étapes.

Cette phase de conception dans la gestion de projet varie énormément d’un projet à l’autre en fonction de ses caractéristiques. Il n’existe pas de règle type s’appliquant à tous types de projets. 

1 – Choix de la démarche ou de la méthode

Dans certains cas spécifiques, une méthode précise peut être adoptée pour la totalité ou une partie du projet (méthode Scrum, Prince2…).

2 – Conception du plan de communication

La réussite d’un projet repose essentiellement sur la gestion des facteurs humains. La diversité des profils des parties prenantes nécessite un plan de communication bien établi. Cette tâche passe par l’analyse des cibles, le choix des moyens de communication, le budget associé ainsi que la planification des actions de com’ (réunions, comptes-rendus…).

3 – Préparation du plan de conduite du changement

Associée au plan de communication, la problématique du changement doit être pensée assez tôt de manière à anticiper les résistances et à budgéter les actions nécessaires.

Découvrez les 8 étapes de la conduite du changement, de Kotter ! 

4 – S’organiser pour gérer les risques

Pour maîtriser les risques, il est important de vous donner les moyens de les anticiper ou de les prévenir. Pensez par exemple à classer chaque menace en fonction de sa probabilité d’apparition et de son impact potentiel. 

5 – Organisation du pilotage

Élaborer un tableau de bord de pilotage permet de s’assurer que la conduite du projet reste sur les rails. La conception des outils de pilotage et des modalités associées se prévoit avant l’étape de réalisation de manière à ce que tout soit prêt le moment venu.

6 – Identification et ordonnancement des tâches

Pour structurer votre projet efficacement, il convient de le découper en plusieurs tâches. En ordonnant et classant ces dernières sous forme d’arborescence, le projet devient plus facile à gérer et à maitriser.

7 – Élaboration du planning du projet

Une fois les tâches identifiées, hiérarchisées et qualifiées, le projet peut s’organiser finement dans le temps. Le diagramme de Gantt facilite cette planification en fixant l’enchaînement des tâches. 

8 – Consolidation du budget

En connaissant les étapes, il est possible de vérifier que l’enveloppe budgétaire a bien été calibrée.

Il ne vous reste plus qu’à conduire le projet !

Un fois que tout est préparé, il ne vous reste plus qu’à rentrer dans la partie concrète du projet ! 

Si tout se passe comme sur des roulettes c’est chouette, mais que faire en cas de difficultés ? 

Gérer un projet avec des difficultés.

Que faire lorsque l’enveloppe budgétaire allouée est atteinte bien avant la fin du projet ? Que faire alors que vous vous rendez compte que les délais ne vont pas être respectés ? 

Les étapes pour redresser un projet 

 

Menez un diagnostic rapide afin de redéfinir les objectifs et les actions à mener d’urgence pour rattraper le tir.  Rencontrez vos décideurs et négociez de nouvelles deadline, de nouveaux budgets ou de nouveaux moyens humains si possible. Faites face à la situation avec lucidité pour ne pas persévérer dans l’erreur. En gestion de projet il faut savoir bifurquer. 

Si la gestion de projet est sur la voie de l’échec, il est probable qu’il y est eu une erreur lors de la phase de cadrage ou que des événements imprévus soient arrivés en cours de gestion. 

C’est d’ailleurs, si jamais, à l’issu de ce diagnostic que l’on peut conclure à l’arrêt du projet !

Construisez un plan de redressement avec le chiffrage des moyens et la nouvelle planification. 

Mettez en place les nouvelles actions avec un suivi très rigoureux. N’oubliez pas : vous êtes en situation de crise. Votre mission est de sauver le projet avec votre plan de bataille.

Pour terminer, capitalisez sur cette expérience en analysant les causes du dérapage. Le plus grave n’est pas de faire des erreurs, mais c’est de ne pas apprendre de ses erreurs. 

On termine la gestion de ce projet avec la cloture !

Ce n’est pas parce que le projet touche à sa fin que la gestion de projet est terminée. Pour s’améliorer en continu il est important de travailler sur la manière dont le projet vient de se dérouler.

Il faut maintenant se poser plusieurs questions pour bien clôturer notre projet. Comment le clôturer ? Comment prendre la décision que le projet est bien arrivé à son terme ? Quel processus de fin choisir ? Quel type de rapport choisir ? Comment célébrer ? Quelles erreurs ont été commises ? Sur quel point aurions-nous pu nous améliorer ? 

Une fois que nous avons pris nos décisions, il faut les appliquer et tirer les bonnes conclusions sur la gestion du projet qui vient de se terminer. 

Le mieux est de faire un bilan de fin de projet. 

Le bilan de fin de projet doit contenir un rappel descriptif (finalité du projet, chef de projet, composition de l’équipe , différents intervenants (key users, etc.)… Pour cela vous pouvez reprendre l’état des lieux initial du projet. Faites ensuite un comparatif entre les objectifs fixés et les résultats obtenus. 

Essayez d’analyser les différences et de les expliquer. Vous devrez ensuite faire de même pour les ressources (prévues versus utilisées)  et pour le respect des deadline. Analysez ensuite les méthodes utilisées ! Ont elles bien fonctionné ? Vos collaborateurs ont ils bien adhéré à ces méthodes ? 

Partez aussi à la recherche de l’avis, de l’évaluation globale du donneur d’ordre et des clients. À la fin, synthétisez le tout pour retenir l’essentiel : les bonnes pratiques à généraliser, les améliorations qui sont encore possibles et les suites à donner pour ce qui n’allait pas. 

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