outils collaboratifs

Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?

On vous dit tout ! Définition 😉

Un logiciel de gestion de projet est un outil de gestion qui va vous permettre de planifier les tâches liées à vos projets en fonction de vos contraintes de temps, de ressources ou encore de prix. Il vous permet donc de travailler en équipe et de mieux collaborer !

 

Et ça fonctionne comment ?

Un logiciel de gestion de projet va donc être conçu en fonction de vos méthodologies de travail (On connait par exemple : Agile Scrum, PMBOK, Prince 2, Chemin Critique, PERT, etc.). Il va ainsi vous offrir un réel cadre de travail (Framework en anglais) qui va vous suivre tout au long du cycle de vie de votre ou de vos projet(s) ! De cette manière vous allez pouvoir suivre tout le déroulé du projet et vos équipes seront plus efficaces ! En bref les logiciels de gestion de projet vous permettent d’être mieux organisé !

La plupart des outils modernes sont également des solutions collaboratives qui vous permettent de créer de vrais liens entre les différentes parties prenantes du projet !

 

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un outil de gestion de projet ?

 

Il existe de nombreuses fonctionnalités et elles diffèrent d’un logiciel à l’autre ! Ces fonctionnalités vont du simple gestionnaire de tâches au progiciel de gestion de portefeuilles de projets !

Parmi les fonctionnalités habituelles on retrouve :

👉 La gestion des tâches, qui vous permet de créer différentes tâches, de les affecter aux différents membres de l’équipe et de les suivre avec un tracking de tâches (évolution comme : à faire, en cours, fait)

 

👉 La gestion du temps, qui vous permet d’avoir une estimation du temps et feuille de temps (timesheet) afin de contrôler le temps passé sur une ou plusieurs tâches et sur un projet

👉 Un diagramme de Gantt, c’est un graphique qui vous permet de suivre et d’anticiper l’avancement du projet. Vous en visualisez les étapes clés (milestones) !

👉 La planification et le suivi des différentes activités afin de découper le projet en plusieurs plus petites étapes, de coordonner les tâches attribuées, de créer une chronologie et de l’attribuer aux tâches…

👉 La maîtrise des coûts, pour faire le point sur les coûts d’achat du matériel, le budget liés aux ressources humaines et être alertés en cas de dépassement du budget.
Collaboration et gestion des flux d’informations : partage des données, récapitulatif de suivi, alertes éventuelles…
Tableau de bord et reporting pour piloter le suivi de projet
Gestion de portefeuille de projet (PPM, Project Portfolio Management)
Facturation d’un projet, une mission ou du temps passé à un client
Gestion du plan de charge
Gestion documentaire : partage de documents une interface web unique pour centraliser les fichiers
Feuille de route (roadmap) : liste des livraisons planifiées dans le temps
Gestion du workflow du projet
Retrouvez tous nos guides, comparatifs de logiciels et livres blancs sur la gestion de projet en entreprise.

A qui sont destinés les solutions de gestion de projet ?

L’outil de gestion de projet vous permet de gérer les délais mais aussi de suivre précisément les budgets. Chaque intervenant a accès aux informations dont il a besoin afin de mener à bien la mission qui lui a été confiée. Facturation détaillée, comptabilité, gestion des stocks et avancements des démarches vous sont exposés en quelques clics. Le logiciel de gestion de projet convient donc à tout type de TPE/PME:

Entreprises travaillant en mode projet

Toute entreprise peut travailler en mode projet pour être plus agile dans son organisation. L’agilité permet en effet de responsabiliser tous les collaborateurs et de permettre à l’entreprise de s’adapter rapidement aux changements auxquels elle fait face. Dans ce cas des outils collaboratifs de gestion de tâches ou des outils de planification simples sont suffisants pour organiser la charge de travail en équipes.

Organisez le travail de votre équipe en facilitant les échanges de dossiers et en utilisant les outils de messagerie à distance. Le logiciel de gestion de projet vous assure une centralisation des informations, une gestion des documents optimale et un accès rapide aux tableaux de bord et reporting. La gestion de planning et la gestion des tâches sont aussi très utiles.

SSII : gestion de projet informatique

Le logiciel de gestion de projet permet aux SSII (sociétés de conseil en informatique) de gérer efficacement le processus de développement mais aussi de garantir les délais de livraison aux clients. Il permet à l’entreprise d’assurer une qualité technique avancée et de réagir rapidement aux dysfonctionnements.

Pilotage de projets internes

Beaucoup d’entreprises se lancent dans la gestion de projet en ligne en travaillant à distance avec plusieurs collaborateurs. C’est ce que propose l’outil d’aide à la gestion de projet web ou SaaS. Cet outil stratégique est idéal pour le chef de projet pour le pilotage et la gestion de portefeuille de projets, pour la gestion des ressources et pour suivre l’avancement des projets internes en temps réel.

Quels sont les bénéfices de l’utilisation d’un logiciel gestion de projet ?

L’outil de suivi de projet couplé à la méthodologie Agile est un véritable plus pour votre entreprise. Voici quelques fonctionnalités avancées et modules qui vont devenir indispensables à votre quotidien :

Avantages

Gain de temps : accès rapide aux informations et documents
Accès au diagramme de Gantt : C’est un outil qui facilite le management de projet (ou project management) en permettant de visualiser dans le temps les différentes étapes et jalons du projet.
L’élaboration de rapports précis : Tous les collaborateurs ont accès à ces rapports pour suivre l’organisation ou les données financières.
Possibilité de se connecter depuis différents appareils : Que vous soyez en rendez-vous professionnels ou en déplacement, vous pouvez consulter votre logiciel d’aide à la gestion de projet depuis votre ordinateur, tablettes ou même smartphone. Le prologiciel se met à jour sur tous les appareils en même temps.
Un espace de travail collaboratif : Echangez facilement et rapidement avec toutes les personnes concernées plutôt que de multiplier les mails et optimiser votre productivité avec la gestion de projet collaboratif en ligne.
Un espace de stockage sécurisé : Placez les fichiers sur votre espace de stockage pour que tous les acteurs de votre projet puissent y avoir accès en toute sécurité.
Gestion des risques : dérives budgédaires ou retards sur les livrables
Espace de stockage important pour tous les fichiers et pièces jointes
Assigner rapidement des tâches entre collègues

Inconvénients

Beaucoup de logiciels de gestion de projet sont en réalité des gestionnaires de tâches
Avoir suivi un cours de gestion de projet (méthodologie) est un prérequis indispensable
Déployer un nouvel outil peut être complexe
Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?
Certains logiciels ne sont disponibles qu’en téléchargement, d’autres sont disponibles en mode SaaS (applications web). Excel est à proscrire (inadapté).

Critères

Intégration : synchronisation avec Dropbox, Google Drive, CRM, logiciel de comptabilité, ERP (progiciel de gestion intégré), gestion des stocks et autre logiciel bureautique (Microsoft Office)
Mode SaaS (Full Web) ou on Premise (Windows, Mac OS)
Ergonomie : simplicité, interface intuitive (éviter l’usine à gaz)
Logiciels de gestion de projet gratuits et logiciels libres
Redmine : un logiciel Open Source développé en Ruby avec une base de données MySQL
Asana : un gestionnire de tâches gratuit pour la première édition (idéal pour les auto entrepreneurs et startups)
Trello : vue Kanban
Logiciels de gestion de projet payants
Jira
Planzone (essai gratuit)
Wimi
Microsoft Project (MS Project)
Bubble Plan
Podio
Genius
NQI Orchestra
Smartsheet
Project Monitor
Ganttproject
Genius Project (démo possible)
Solutions complémentaires de g

Comment communiquer autour du projet

Les enjeux sont de permettre à l’ensemble des parties prenantes et de l’équipe d’avoir une même vision de la raison d’être et des objectifs du projet . Tout le monde doit avoir le même niveau d’information. Il s’agit d’un point important pour impliquer les acteurs et diminuer les résistances au changement .

La conception d’un tel document s’apparente à la méthode suivie par le service marketing : fixer des objectifs, connaître la cible, leurs attentes, les risques qu’ils perçoivent, ce qu’ils peuvent gagner, ce qu’il peuvent perdre et en fonction prévoir des outils cohérents pour faire passer vos messages . Ne pas hésiter également à planifier les actions de com. Bref une mise en musique précise, efficace.