Le B.A BA de la gestion de projet !

On fait le point sur la gestion de projet ou project management !
Chaque année, dans votre entreprise vous avez de nombreux défis à relever, vous adapter à de nouvelles contraintes légales nationales, européennes ou internationales, lancer de nouveaux services ou produits, intégrer de nouvelles technologies ou mettre à jour des technologies déjà implantées
 En bref, pas de quoi vous ennuyer avec le management des projets !
Chacun de ces dĂ©fis est relevĂ© sous forme de projet qui peut se dĂ©finir comme une suite d’actions dĂ©limitĂ©es dans le temps, en vue de produire un rĂ©sultat spĂ©cifique comme un produit, un service ou une nouvelle organisation.
Afin de rĂ©ussir votre projet en respectant les dĂ©lais, le budget et les ressources, vous et votre Ă©quipe devez ĂȘtre organisĂ©s et efficaces. Pas facile n’est-ce pas ? Pas de panique on vous explique en dĂ©tails chacune des Ă©tapes de la gestion de projet et on vous donne des mĂ©thodes adaptĂ©es et variĂ©es !

Les 4 Ă©tapes de la gestion de projet

Emails

Cadrage

Cette phase consiste Ă  bien dĂ©finir le projet et ses cycles de vie Ă  venir pour mieux l’aborder.

Conception

C’est une Ă©tape importante car c’est elle qui structure, organise, planifie le projet.


Découvrir la méthode Kaizen !

Conduite

C’est ici que le projet va ĂȘtre conduit. Si tout se passe bien, le projet suit son fil, mais que faire en cas de difficultĂ©s ?

ClĂŽture

Le projet est terminĂ©, mais ce n’est pas la fin pour autant ! Il est important de faire un bilan pour progresser en continu sur les projets Ă  venir.

Le chiffre du jour !

94%

94%

Des salariĂ©s gĂšrent des projets au travail d’aprĂšs une Ă©tude rĂ©alisĂ©e par Wrike ! La gestion de projets n’est donc pas rĂ©servĂ©e au chefs de projet !

DĂ©couvrir l’Ă©tude

PrĂȘt Ă  aborder les 4 Ă©tapes de la gestion de projet ?

#1 On débute avec le cadrage.

Qu’est-ce qu’un cadrage ? Le cadrage consiste Ă  dĂ©finir trĂšs clairement le dĂ©fi Ă  venir. Cette phase d’avant-projet va permettre de rappeler le pourquoi du projet, ses dĂ©buts et son objectif final. En bref elle permet de bien situer le projet pour mieux l’aborder !

DĂ©finir le pĂ©rimĂštre, considĂ©rer le contexte, priorisez les objectifs, Ă©valuez les risques vous permettra d’aborder sereinement votre projet

Les 7 Ă©tapes incontournables…

#1

OBJECT PRINCIPAL

DĂ©finissez l’objet principal du projet. Il s’agit de la raison d’ĂȘtre gĂ©nĂ©rale du projet (rĂ©organiser un service, rĂ©soudre un dysfonctionnement, etc
)..

#2

CONTEXTE

Rappelez le contexte. Il s’agit des faits ou des Ă©vĂ©nements qui importent dans la problĂ©matique traitĂ©e (ceux qui sont Ă  l’origine de la demande ou qui ont une influence sur les rĂ©ponses Ă  apporter
).

#3

POSER LE PÉRIMÈTRE

Posez le pĂ©rimĂštre du projet. Il est important de savoir oĂč le projet commence et oĂč il se termine. Quelles en sont les frontiĂšres ? Qui est concernĂ© par le projet ?
Quel est le public cible et qui sont les interlocuteurs internes ? Quels services vont ĂȘtre pris en compte ? En bref, dĂ©finissez clairement le pĂ©rimĂštre du projet pour Ă©viter de perdre du temps et pour ne pas oublier de parties prenantes ou de caractĂ©ristiques.

#4

DÉFINIR LES OBJECTIFS

DĂ©finissez les objectifs du projet et les besoins. Maintenant que vous avez dĂ©terminĂ© les contours du projet, il s’agit de dĂ©finir le contenu et son domaine d’application. Quels sont les objectifs, les besoins des utilisateurs ou des personnes impliquĂ©es ? En quoi ce dernier va-t-il rĂ©pondre Ă  une problĂ©matique ?
Pour simplifier cette Ă©tape, n’hĂ©sitez pas Ă  crĂ©er des cas d’usage ou des cas pratiques. Quand le projet doit-il ĂȘtre livrĂ© ? Quelles sont les Ă©chĂ©ances clĂ©s ? Cette notion de dĂ©lai peut Ă©galement ĂȘtre exprimĂ©e dans les contraintes (l’étape numĂ©ro 6).

#5

IDENTIFIER LES GAINS

Indiquez les gains attendus. Ce n’est pas l’étape la plus facile, car estimer les gains dĂ©pend de la nature du projet. Essayez donc de vous donner des indicateurs prĂ©cis comme un chiffre d’affaires ciblĂ©, des systĂšmes d’information plus fonctionnels et simples d’utilisation.

#6

IDENTIFIER LES CONTRAINTES ET LE RISQUES

Évaluer les contraintes et les risques possibles de vos besoins. Qui dit projet dit Ă©galement contraintes, voire risques. Ceux-ci auront un impact sur votre environnement ou celui de vos clients. Ces risques peuvent ĂȘtre techniques, humains, rĂ©glementaires, financiers, liĂ©s au marchĂ© et au produit ou service.
Demandez-vous quels sont les freins possibles. Opposants ? LĂ©gaux ? C’est aussi l’étape oĂč il faut se poser la question du “pour quand ?”. Le quand est une question primordiale. Pour Ă©viter de le transformer en contrainte, fixez dĂšs Ă  prĂ©sent une deadline approximative, des Ă©tapes clĂ©s. Pensez Ă  rester en adĂ©quation avec le budget Ă©tabli.

#7

ANTICIPER LES IMPACTS

Pensez aux impacts. Pour mieux prendre toute la mesure des besoins, il est bon de faire un point sur les impacts que ceux-ci auront sur votre projet. Il peut s’agir d’un impact sur vos employĂ©s, vos processus, vos logiciels ou vos outils.
Mais aussi sur la communication ou l’organisation mĂȘme de l’entreprise. En anticipant les impacts potentiels, vous limiterez les mauvaises surprises. Le dĂ©ploiement de la solution sera ainsi plus aisĂ© et prĂ©cis.Vous avez donc, grĂące Ă  ces 7 Ă©tapes un bel aperçu de votre projet dans son ensemble et en amĂ©liorer la gestion !
Objet, contexte, pĂ©rimĂštre, objectifs, gains attendus, contraintes, impacts, rien n’est laissĂ© au hasard pour cadrer au mieux votre projet.
Il vous reste maintenant Ă  lancer ce projet ! Une fois tous les Ă©lĂ©ments dĂ©finis, le kick off (ou rĂ©union de lancement) facilite la synthĂšse et la mise au diapason de l’ensemble du groupe projet et donc sa gestion

#2 On continue avec la conception.

SituĂ©e entre le cadrage et la gestion du projet, l’étape de conception tient une place centrale dans la dĂ©marche. En effet, son but est de prĂ©parer et d’organiser le projet.

La phase de cadrage a dĂ©terminĂ© les grands principes, les objectifs clĂ©s, l’enveloppe budgĂ©taire
en bref tout un aperçu du projet, il est temps maintenant d’entrer dans le dĂ©tail en structurant et ordonnançant prĂ©cisĂ©ment les diffĂ©rentes Ă©tapes.

Cette phase de conception dans la gestion de projet varie Ă©normĂ©ment d’un projet Ă  l’autre en fonction de ses caractĂ©ristiques. Il n’existe pas de rĂšgle type s’appliquant Ă  tous types de projets.

#1

CHOIX DE LA DÉMARCHE

Dans certains cas spĂ©cifiques, une mĂ©thode prĂ©cise peut ĂȘtre adoptĂ©e pour la totalitĂ© ou une partie du projet (mĂ©thode Scrum, Prince2
).

C’est aussi ici que vous pourrez choisir vos outils de gestion, vos logiciel de gestion pour assurer le suivi de votre projet.

#2

PLAN DE COMMUNICATION

La rĂ©ussite d’un projet repose essentiellement sur la gestion des facteurs humains. La diversitĂ© des profils des parties prenantes nĂ©cessite un plan de communication bien Ă©tabli. Cette tĂąche passe par l’analyse des cibles, le choix des moyens de communication, le budget associĂ© ainsi que la planification des actions de com’ (rĂ©unions, comptes-rendus
).

#3

PLAN DE CONDUITE DU CHANGEMENT

AssociĂ©e au plan de communication, la problĂ©matique du changement doit ĂȘtre pensĂ©e assez tĂŽt de maniĂšre Ă  anticiper les rĂ©sistances et Ă  budgĂ©ter les actions nĂ©cessaires.
DĂ©couvrez les 8 Ă©tapes de la conduite du changement, de Kotter !

#4

GÉRER LES RISQUES

Pour maĂźtriser les risques, il est important de vous donner les moyens de les anticiper ou de les prĂ©venir. Pensez par exemple Ă  classer chaque menace en fonction de sa probabilitĂ© d’apparition et de son impact potentiel.

#5

ORGANISER LE PILOTAGE

Élaborer un tableau de bord de pilotage permet de s’assurer que la conduite du projet reste sur les rails. La conception des outils de pilotage et des modalitĂ©s associĂ©es se prĂ©voit avant l’étape de rĂ©alisation de maniĂšre Ă  ce que tout soit prĂȘt le moment venu.

#6

IDENTIFIER ET STRUCTURER LES TÂCHES

Pour structurer votre projet efficacement, il convient de le dĂ©couper en plusieurs tĂąches. En ordonnant et classant ces derniĂšres sous forme d’arborescence, le projet devient plus facile Ă  gĂ©rer et Ă  maitriser.

#7

ÉLABORER UN PLANNING

Une fois les tĂąches identifiĂ©es, hiĂ©rarchisĂ©es et qualifiĂ©es, le projet peut s’organiser finement dans le temps. Le diagramme de Gantt facilite cette planification en fixant l’enchaĂźnement des tĂąches.

#8

CONSOLIDER LE BUDGET

En connaissant les Ă©tapes, il est possible de vĂ©rifier que l’enveloppe budgĂ©taire a bien Ă©tĂ© calibrĂ©e.

ON ZOOM SUR…

LE KIK-OFF MEETING

On découvre ensemble

Le kick-off meeting !
Emails
SituĂ©e entre le cadrage et la gestion du projet, l’étape de conception tient une place centrale dans la dĂ©marche. En effet, son but est de prĂ©parer et d’organiser le projet.
La phase de cadrage a dĂ©terminĂ© les grands principes, les objectifs clĂ©s, l’enveloppe budgĂ©taire
en bref tout un aperçu du projet, il est temps maintenant d’entrer dans le dĂ©tail en structurant et ordonnançant prĂ©cisĂ©ment les diffĂ©rentes Ă©tapes.
Cette phase de conception dans la gestion de projet varie Ă©normĂ©ment d’un projet Ă  l’autre en fonction de ses caractĂ©ristiques. Il n’existe pas de rĂšgle type s’appliquant Ă  tous types de projets.

Les objectifs !

Pourquoi recourir aux rĂ©unions de lancement ? ComitĂ© de pilotage, parties prenantes, Ă©quipe projet, utilisateurs clĂ©s… Pourquoi rĂ©unir les acteurs impliquĂ©s autour d’une table ?

  •  Favoriser l’appropriation du projet par l’ensemble des parties prenantes.
  •  Communiquer sur les points essentiels.
  •  S’assurer que tout le monde soit en phase avec les objectifs, les moyens, les risques…
  •  Communiquer sur les points essentiels.
  •  S’assurer que tout le monde soit en phase avec les objectifs, les moyens, les risques…
  •  CrĂ©er une dynamique positive autour du projet, la motivation est la clĂ© !
  •  Vous crĂ©dibiliser ainsi que l’équipe, pourquoi vous, pourquoi eux !
  •  Fixer les rĂšgles de fonctionnement dĂšs le dĂ©but.

Le déroulement de la réunion:

PrĂ©sentez-vous et invitez les participants Ă  faire de mĂȘme, vous allez travailler ensemble (si ce n’est pas dĂ©jĂ  le cas) il est important d’apprendre Ă  vous connaitre. Faites l’essentiel : nom, prĂ©nom, fonction au sein de l’entreprise et rajoutez un peu de fun pour briser la glace. Ne parler pas encore du rĂŽle de chacun dans le projet, c’est pour plus tard !

Petite astuce : voici comment briser la glace en réunion ! 

PrĂ©sentation de l’agenda : dĂ©taillez l’articulation de la rĂ©union Ă  l’aide d’un ordre du jour prĂ©cis. DĂ©finissez chaque Ă©tape et le mode de fonctionnement gĂ©nĂ©ral. PrĂ©cisez par exemple Ă  quel moment poser des questions, etc.

N’oubliez pas que ce type de rĂ©union, surtout en gestion de projet, ne doit pas se transformer en monologue et ne doit pas durer plus de temps que nĂ©cessaire. L’objectif est d’impliquer toutes les personnes prĂ©sentes dans la salle et de favoriser les Ă©changes.

Rappelez le contexte du projet et prĂ©sentez les objectifs. Revenez sur les dĂ©buts et les objectifs. Rappelez-vous que tout le monde ne possĂšde pas le mĂȘme niveau d’information quant Ă  l’historique et les raisons qui ont abouti au lancement du projet. Or, il est trĂšs important que tout le monde comprenne le projet et y adhĂšre, il faut donner du sens Ă  l’action !

La diversitĂ© des profils autour de la table est une force pour la rĂ©ussite, mais cela demande d’autant plus d’efforts pour communiquer.

Énoncez les objectifs globaux et, le cas Ă©chĂ©ant, dĂ©clinez-les par domaines. DĂ©crivez les grandes phases du projet. DĂ©taillez le plan du projet avec les Ă©chĂ©ances. C’est l’occasion de vous assurer que rien n’a Ă©tĂ© oubliĂ© et que la mĂ©thode de gestion convienne Ă  tout le monde.

Cette validation est importante. Elle prĂ©vient – ou du moins rĂ©duit – les pertes de temps dues Ă  des incomprĂ©hensions ou des dĂ©saccords.

PrĂ©sentez l’Ă©quipe avec le rĂŽle et les responsabilitĂ©s de chacun. Prenez le temps de bien expliquer qui fait quoi et la raison pour laquelle chaque personne a Ă©tĂ© choisie. Explicitez comment chacun va travailler avec les autres, comment l’équipe va fonctionner.

Identifiez les risques pour amĂ©liorer la gestion. Listez les risques potentiels et prĂ©sentez les dispositifs mis en place afin de les gĂ©rer. N’oubliez pas les menaces qui pĂšsent gĂ©nĂ©ralement sur toutes les nouvelles pratiques : les rĂ©sistances au changement ! Anticipez-les en adoptant une dĂ©marche construite afin de gĂ©rer cet aspect trĂšs humain.

Exposez le plan de communication. Qui sera informĂ© ? Quand ? Par quel moyen ? Cette partie est souvent nĂ©gligĂ©e dans les projets. Or, il s’agit d’un pilier dans l’appropriation des sujets par les Ă©quipes et d’un outil important dans la prĂ©vention des rĂ©sistances au changement.

Mesurez les succĂšs. Les indicateurs sont trĂšs importants pour Ă©valuer l’atteinte des objectifs prĂ©vus. Un consensus sur leur dĂ©finition est obligatoire afin d’Ă©viter toute contestation ultĂ©rieure.

Planifiez les prochaines rĂ©unions. DĂšs Ă  prĂ©sent, mettez-vous d’accord avec vos collaborateurs sur les dates des rencontres suivantes.

#3 On continue avec la conduite du projet

Ici vous allez dĂ©rouler votre projet de la maniĂšre que vous avez dĂ©finit prĂ©cĂ©demment ! Il faut aussi ĂȘtre capable d’ajuster votre projet en fonction de son avancement, des imprĂ©vus, de vos rĂ©sultats…. En bref suivre l’Ă©tat d’avancement de votre projet !

ET SI C’EST PLUS COMPLIQUÉ QUE PRÉVU ?

Un fois que tout est prĂ©parĂ©, il ne vous reste plus qu’à rentrer dans la partie concrĂšte du projet !

Si tout se passe comme sur des roulettes c’est chouette, mais que faire en cas de difficultĂ©s ?

Gérer un projet avec des difficultés.

Que faire lorsque l’enveloppe budgĂ©taire allouĂ©e est atteinte bien avant la fin du projet ? Que faire alors que vous vous rendez compte que les dĂ©lais ne vont pas ĂȘtre respectĂ©s ?

Les étapes pour redresser un projet 

 

Menez un diagnostic rapide afin de redĂ©finir les objectifs et les actions Ă  mener d’urgence pour rattraper le tir.  Rencontrez vos dĂ©cideurs et nĂ©gociez de nouvelles deadline, de nouveaux budgets ou de nouveaux moyens humains si possible. Faites face Ă  la situation avec luciditĂ© pour ne pas persĂ©vĂ©rer dans l’erreur. En gestion de projet il faut savoir bifurquer.

Si la gestion de projet est sur la voie de l’Ă©chec, il est probable qu’il y est eu une erreur lors de la phase de cadrage ou que des Ă©vĂ©nements imprĂ©vus soient arrivĂ©s en cours de gestion.

C’est d’ailleurs, si jamais, Ă  l’issu de ce diagnostic que l’on peut conclure Ă  l’arrĂȘt du projet !

Construisez un plan de redressement avec le chiffrage des moyens et la nouvelle planification.

Mettez en place les nouvelles actions avec un suivi trĂšs rigoureux. N’oubliez pas : vous ĂȘtes en situation de crise. Votre mission est de sauver le projet avec votre plan de bataille.

Pour terminer, capitalisez sur cette expĂ©rience en analysant les causes du dĂ©rapage. Le plus grave n’est pas de faire des erreurs, mais c’est de ne pas apprendre de ses erreurs.

#4 On termine la gestion de ce projet avec la clĂŽture !

Emails

C’est pas fini !

Ce n’est pas parce que le projet touche Ă  sa fin que la gestion de projet est terminĂ©e. Pour s’amĂ©liorer en continu il est important de travailler sur la maniĂšre dont le projet vient de se dĂ©rouler.
Il faut maintenant se poser plusieurs questions pour bien clÎturer notre projet. Comment le clÎturer ? Comment prendre la décision que le projet est bien arrivé à son terme ? Quel processus de fin choisir ? Quel type de rapport choisir ? Comment célébrer ? Quelles erreurs ont été commises ? Sur quel point aurions-nous pu nous améliorer ?
Une fois que nous avons pris nos décisions, il faut les appliquer et tirer les bonnes conclusions sur la gestion du projet qui vient de se terminer.

Le bilan de fin de projet

Ce n’est pas parce que le projet touche Ă  sa fin que la gestion de projet est terminĂ©e. Pour s’amĂ©liorer en continu il est important de travailler sur la maniĂšre dont le projet vient de se dĂ©rouler.
Il faut maintenant se poser plusieurs questions pour bien clÎturer notre projet. Comment le clÎturer ? Comment prendre la décision que le projet est bien arrivé à son terme ? Quel processus de fin choisir ? Quel type de rapport choisir ? Comment célébrer ? Quelles erreurs ont été commises ? Sur quel point aurions-nous pu nous améliorer ?
Une fois que nous avons pris nos décisions, il faut les appliquer et tirer les bonnes conclusions sur la gestion du projet qui vient de se terminer.


Juliette Brun
Chargée de Marketing & Customer Success
www.cocoom.com
j.brun@cocoom.com
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90 cours Lafayette
69003 LYON

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