Google Drive ou OneDrive : Quelle solution drive choisir pour mon entreprise ?

Comment choisir le bon service drive de stockage et de collaboration dans le Cloud ? Lequel des deux est le mieux adapté à vos besoins ? On fait le point sur les deux principaux services dédiés : Office 365 de Microsoft ou la G Suite de Google !

La première question à se poser est de savoir si un service gratuit de stockage serait suffisant pour votre entreprise ?

Cette comparaison se fait entre OneDrive for Business (qui fait partie de la famille Office 365) et Google Drive for business (qui fait partie de G Suite). Les deux géants proposent des versions grand public de ces services de stockage sur le Cloud qui incluent une offre gratuite, et des abonnements payants permettant d’augmenter l’espace de stockage disponible.

Quelle est donc la différence entre ces services Cloud axés sur le consommateur et ceux destinés aux entreprises ?

En un mot : le management. Une organisation possède un abonnement d’affaires et les administrateurs travaillant pour le compte de l’organisation attribuent des licences et établissent des politiques de partage et de conservation des fichiers ; l’organisation a le contrôle ultime des fichiers stockés, ce qui se révèle décisif lorsqu’une entreprise fait l’objet d’un litige qui nécessite la préservation de documents.

Dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’une petite entreprise à domicile, vous pouvez économiser beaucoup grâce à un abonnement Office 365 Famille. Pour 99 euros par an, cet abonnement inclut le droit de partager l’abonnement avec cinq autres personnes au maximum, chacune d’entre elles disposant d’un To de stockage ainsi que de la possibilité de collaborer sur des documents Office, en utilisant une adresse Outlook.com gratuite plutôt qu’une adresse e-mail dans un domaine personnalisé.

Par comparaison, un forfait Office 365 Affaires Premium avec ces six mêmes utilisateurs coûterait jusqu’à 900 euros par an ! Pour une très petite entreprise qui n’a pas de service informatique ou qui n’en a pas besoin, c’est beaucoup d’argent à payer pour un avantage peu évident.

Cette même comparaison est un peu différente avec car il n’y a pas d’équivalent au forfait Office 365 Famille. Si vous souhaitez une alternative à Google One, avec un montant fixe de stockage et cinq utilisateurs au maximum, en utilisant des comptes Google et des adresses Gmail gratuitement. Avec les abonnements suivants :

200 Go pour 2,99 €

2 To pour 9,99 €

10 To pour 99,99 €

20 To pour 199,99 €

30 To pour 299,99 €

Mais si votre entreprise a besoin d’un domaine personnalisé ou doit faire face à des soucis d’ordre réglementaire, les limites d’un service consommateur deviennent péniblement évidentes. En effet que ce soit Microsoft ou Google, les géants peuvent fermer ce compte de courrier électronique gratuit et ses services associés à tout moment, avec des droits d’appel limités pour l’utilisateur concerné. Si vous possédez votre propre domaine, à ce moment-là aucun soucis : vous bénéficiez d’un niveau de support plus élevé et de la liberté de déplacer vos données à tout moment !

Donc pour résumer si vous n’avez pas besoin d’un domaine personnalisé et n’avez pas peur des problèmes d’ordre réglementaire et que vous êtes environ 5 ou 6 utilisateurs il est souvent plus avantageux de prendre un compte OneDrive ou Google Drive personnel et non professionnel !

Combien coûte Google Drive pour les entreprises et combien d’espace de stockage obtenez-vous par utilisateur ?

La plupart des clients professionnels disposent d’une allocation de stockage Drive dans le cadre d’un abonnement G Suite, mais elle est également disponible en tant que produit autonome.

L’édition G Suite Basic inclut 30 Go de stockage en ligne par utilisateur, au coût de 5,2 euros par utilisateur et par mois. Ce pack comprend également les applications en ligne de Google (Docs, Sheets, et Slides) ainsi que les fonctions Gmail, Calendrier, et conférence.

Les éditions Business et Enterprise de G Suite augmentent considérablement le volume de stockage. Pour une organisation comptant cinq utilisateurs ou moins, l’allocation de stockage est de 1 To par utilisateur ; à partir de cinq utilisateurs, chaque utilisateur bénéficie d’un stockage et d’un archivage illimités. Le coût mensuel par utilisateur est de 10,4 euros pour l’édition Affaires et de 23 euros pour l’édition Entreprise.

Les plans Business et Enterprise G Suite incluent également des lecteurs partagés (anciennement connus sous le nom de Team Drives) qui permettent aux abonnés individuels de collaborer dans un espace de travail partagé. Il existe des limites de taille de fichier pour les documents Google, les feuilles de calcul, les présentations et les sites. Il n’y a aucune limite quant aux types de fichiers qui peuvent être téléchargés sur Google Drive, et les fichiers individuels peuvent avoir une taille allant jusqu’à 5 To.

Combien coûte OneDrive for Business et combien d’espace de stockage obtenez-vous par utilisateur ?

Microsoft offre une gamme vertigineuse de plans Office 365, ce qui contraste fortement avec la relative simplicité des plans G Suite. OneDrive for Business est inclus dans toutes les offres Office 365 et dans les offres SharePoint Online mais il peut également être acheté à l’unité.

La capacité de stockage par défaut pour chaque utilisateur est de 1 To. Pour les abonnements Office 365 Enterprise avec 5 utilisateurs ou plus, le stockage OneDrive for Business est illimité, bien que l’activation de l’allocation supplémentaire nécessite quelques étapes supplémentaires. Un administrateur peut augmenter l’allocation à 5 To ; augmenter l’allocation à 25 To nécessite l’ouverture d’un ticket de support avec Microsoft. Les capacités de stockage de plus de 25 To sont gérées en ajoutant des sites d’équipe SharePoint de 25 To aux utilisateurs individuels et en offrant un crédit pour le stockage supplémentaire à l’organisation.

Les avantages et les inconvénients de Google Drive pour entreprises !

La plupart des avantages de l’utilisation d’un service Cloud comme Google Drive viennent directement du passage à l’environnement Cloud de Google, avec des avantages qui proviennent de la capacité de Google à intégrer des fichiers dans Cloud à ses propres services en ligne. Avec la possibilité de partager des fichiers, soit par courrier électronique, soit à l’aide de liens partagés, avec des options permettant d’autoriser ou de restreindre la modification et de désactiver le transfert, la copie, le téléchargement et l’impression.

Dans les plans G Suite Business et Entreprise, les administrateurs peuvent restreindre le partage de fichiers à l’extérieur de l’organisation, avec l’option de liste blanche des domaines. Pour les documents au format Google Documents, Diapositives ou Feuilles, les utilisateurs peuvent collaborer sur les documents en temps réel et synchroniser les modifications sur le nuage. Vous pouvez également gérer les versions des fichiers, avec la possibilité d’annuler les modifications apportées à une version précédente, et mettre en place des workflows d’équipe qui permettent aux utilisateurs d’attribuer des tâches et de demander des approbations sur des projets partagés.

Les utilisateurs peuvent télécharger des applications qui permettent d’accéder à des fichiers en ligne et offrent la possibilité de synchroniser des fichiers pour une utilisation hors ligne. Pour les Macs et les PC Windows, Google propose deux applications : Backup & Sync pour une utilisation avec un compte personnel Google Drive et Drive File Stream pour les comptes G Suite. Drive File Stream s’ouvre et enregistre tous les fichiers et dossiers directement à partir du nuage ; vous pouvez rendre les fichiers ou dossiers sélectionnés disponibles hors ligne pour les synchroniser avec votre ordinateur. Le service apparaît dans l’Explorateur Windows et dans le Finder Mac comme un lecteur mappé.

L’inconvénient de Google Drive est surtout si vous utilisez la suite Microsoft Office comme outils.