05 Juil

Kaizen : 10 règles pour une amélioration progressive en entreprise.

Le système Kaizen est un processus qui vise à l’amélioration continue en entreprise. Le système Kaizen vient du Japon et a été créé pour Toyota.
Dans l’idée, la méthode Kaizen c’est préférer une chose imparfaite qui existe plutôt qu’une chose parfaite qui n’existe pas. En bref, “done is better than perfect”.
Ce sont donc les petits progrès qui comptent, il faut progresser pas à pas. Les actions sont concrètes, douces, très simples et peu onéreuses. Cette méthode ne demande pas un grand effort financier donc, mais plutôt une grande implication des employés. L’idée est d’inciter chaque membre de l’entreprise à réfléchir sur son lieu de travail pour proposer des améliorations. Cette méthode s’oppose à un changement brutal plutôt habituel jusqu’alors en entreprise.

Le saviez-vous ?

Le mot kaizen (改善) est la fusion des deux mots japonais kai et zen qui signifient « changement » et « meilleur ». La traduction française courante est « amélioration continue ». En fait, par extension, on peut traduire cela par « analyser pour rendre meilleur ».

Un peu d’histoire !

La méthode Kaizen a été démocratisée par Masaaki Imai, l’auteur du célèbre ouvrage “Lean management”.

Quels sont les objectifs de la méthode Kaizen ?

Différents objectifs se retrouvent dans la méthode Kaizen. L’idée principale est tout d’abord d’améliorer les délais, la productivité, les conditions de travail et la qualité. Mais tout ceci rejoint un objectif plus général d’amélioration continue pour tendre vers l’excellence. Bien sûr, le tout s’inscrit dans une logique de rentabilité et de compétitivité.
« Fais-le mieux, rends-le meilleur, améliore-le même s’il n’est pas cassé, parce que si nous ne le faisons pas, nous ne pouvons pas concurrencer ceux qui le font. »

« Mieux qu’hier, moins bien que demain. »

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Un objectif principal, lutter contre le(s) gaspillage(s) !

Réduire les gaspillages est l’un des fils conducteurs de la méthode Kaizen. Il existe 3 formes de gaspillage, appelées les 3M. On vous les présente !

M comme Muda : le premier groupe de gaspillage englobe toutes les activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée (des stocks dormants, une surproduction, des déplacements inutiles pour un collaborateur…). On parle souvent de 7 mudas :

Les mouvements inutiles : déplacements de personnes qui aurait pu être évité. Par exemple, évitez d’organiser une réunion en demandant la présence physique des participants alors qu’une réunion virtuelle aurait été suffisante.
Les temps d’attente inutiles
Les transports inutiles : déplacement sans valeur ajoutée (des produits ou des services)
Les traitements inutiles
La surproduction : produire plus que nécessaire est très coûteux (stockage, etc.)
Le surstockage : stock surdimensionnés, on revient au point précédent.
Le manque de qualité : des pièces comportant des défauts ou une qualité de service nécessitant généralement une amélioration.

M comme Mura : le second groupe de gaspillages regroupe toutes les irrégularités présentes dans un processus (on peut penser par exemple à des variations dans la production d’un produit ou d’un service).

M comme Muri : le dernier type de gaspillage regroupe toutes les difficultés rencontrées au moment d’accomplir une tâche (des formations insuffisantes, des outils non adaptés…) qui vont par la suite créer une surcharge, un excès, des efforts inutiles qui vont être sources de pression et de stress à terme pour les employés.

En plus de ces objectifs, il y a de nombreux bénéfices à la méthode Kaizen !

Les retombées de la méthode Kaizen sont nombreuses sur la satisfaction clients et sur la satisfaction collaborateurs. Vos collaborateurs vont se sentir plus impliqués dans la vie de l’entreprise, leurs actions sont prises en compte et le tout vise notamment à améliorer leurs conditions de travail.

Vos clients ont des produits ou des services de meilleure qualité, plus rapidement ils seront donc plus fidèles ! Le fait d’inclure tout le monde va aussi améliorer la communication interne et le travail d’équipe entre tous les collaborateurs !

Quelles conditions sont nécessaires à la mise en place d’une telle méthode ?

Contrairement à une logique managériale de hiérarchie, il y a avec la méthode Kaizen une vraie logique de collaboration. Il est donc nécessaire que tous les collaborateurs de l’entreprise se sentent impliqués, qu’ils soient rigoureux et motivés. Il est aussi important de mettre en place des objectifs atteignables, mais suffisamment ambitieux (voir les objectifs S.M.A.R.T) et que ces objectifs soient clairement définis.

Les 10 principes du Kaizen

#1 Être proactif dans la résolution des problèmes : il ne faut pas attendre leur apparition, mais il faut anticiper et agir avant.

#2 Toujours remettre en question les pratiques actuelles : ce n’est pas parce que les solutions en place “fonctionnent” que ce sont les bonnes. Il faut chercher à améliorer en permanence les méthodes et les procédures de travail. En bref, on ne se repose pas sur ses lauriers.

#3 L’empowerment : il faut impliquer ses collaborateurs, nous l’avons dit plus tôt, il faut que tout le monde participe, il est donc important d’impliquer ses collaborateurs pour qu’ils deviennent acteurs dans la résolution des problèmes.

#4 Rechercher les solutions les moins chères : dans la philosophie Kaizen, la révolution passe par des petits ajustements peu onéreux. Il n’est pas question de tout jeter pour tout recommencer et perdre de l’argent. Le mot “investissement” ne fait pas partie du langage utilisé, on modifie petit à petit !

#5 Rechercher la cause première d’un problème avec la méthode des 5 pourquoi (nous allons la découvrir un peu plus tard): en résumé, il ne faut pas se cantonner aux apparences, mais creuser dans la compréhension du “pourquoi à la racine” pour agir là où il faut.

#6 Prendre des décisions collaboratives : il vaut mieux demander l’avis de plusieurs personnes pour confronter les différents points de vues et enrichir l’analyse par des angles différents plutôt que décider seul dans son coin (on est souvent d’accord avec nous-mêmes n’est-ce pas ?)

#7 Corriger les dysfonctionnements ou les erreurs dès leur apparition. On ne laisse surtout pas “trainer”. Ce qui rejoint le principe de la proactivité. Quand il y a des dysfonctionnements on ne perd pas notre énergie à chercher une personne à blamer, un fautif tout désigné, mais on trouve une solution ensemble.

#8 Adopter le bon état d’esprit : cherchez à savoir comment réussir un projet plutôt que de vous dire que ça ne fonctionnera jamais ! Trouver une solution, c’est déjà y croire !

#9 Ne visez pas la perfection au premier coup : le principe du Kaizen est l’amélioration continue, c’est donc la progression qui compte, en bref on échoue on s’améliore, puis on améliore cette amélioration !

#10 Les possibilités sont illimités : vous allez le voir avec les différentes méthodes que nous allons aborder, non seulement il y en a une multitude, mais en plus elles sont toutes déclinables à l’infini. En bref, faites preuve de créativité.

C’est pas mal tout ça, mais concrètement comment on fait ?

Le système Kaizen englobe de nombreuses méthodes, nous allons vous en présenter quelques-unes ! C’est parti !

La méthode 5S
Le TQM (Total Quality Management)
La roue de Deming (ou méthode PDCA)
Le “juste-à-temps”

La méthode 5S.

Objectif(s) de cette méthode : une meilleure organisation des ateliers et des bureaux, plus de clarté et de propreté.

C’est une méthode centrée sur l’agencement de l’espace de travail du quotidien, la méthode des 5S a pour objectif de rendre notre environnement organisé, sécure et propre. En bref, le plus pratique possible !

Cet acronyme (5S) vient les lettres japonaises de :

Seiri = se débarrasser : l’idée est de se débarrasser de ce qui est superflu. Ce qui n’est pas utilisé régulièrement est rangé, voire jeté.

Seiton = ranger : concevoir un espace de travail efficace où chaque chose à une place bien définit ce qui facilite son utilisation. Pas besoin de chercher pendant une heure quelque chose, on sait directement où est quoi.

Seiso = nettoyer : la propreté est un élément important. Le nettoyage permet d’éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, il sécurise les lieux et rend le cadre de travail plus sein.

Seiketsu = maintenir l’ordre : une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre.

Shitsuke = être rigoureux : la méthode des 5S n’est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C’est le sens de ce 5e S. Respecter et se tenir aux 4S précédents.

Le TQM (Total Quality Management)

Objectif(s) de cette méthode : Le TQM, Total Quality Management c’est lorsqu’une démarche qualité est particulièrement poussée.

Le TQM a pour objectif d’obtenir de la qualité maximale grâce en :

Réduisant le gaspillage, et en gérant les stocks de la manière possible, optimisant le temps de travail et les conditions de travail, améliorant constamment les produits ou les services commercialisés.

Cette méthode se place à 5 différents niveaux :
L’amélioration continue : Il faut établir des projets à long terme, faire de la veille marketing et technologique, anticiper les besoins, optimiser le temps de travail et les coûts de production et innover.

La concurrence : Il faut analyser la concurrence, faire de la veille.

Le marché : il faut bien connaitre son marché, déterminer les cibles et les connaitre, travailler les prix et bien communiquer.

La satisfaction : il faut partir à la recherche de retours client, analyser les avis des clients et s’améliorer en vue de répondre aux attentes des clients.

La roue de Deming (ou méthode PDCA)

Un peu d’histoire !

La désormais célèbre “roue de Deming” a été popularisée par William Edwards Deming, promoteur de la qualité made in Japan. Cette méthode présente les 4 phases à enchainer successivement afin de s’inscrire assurément dans une logique d’amélioration continue. <

Objectif(s) de la méthode :

L’idée est de répéter continuellement les 4 phases : Plan, Do, Check, Act tant que le niveau attendu n’est pas atteint.

On vous explicite cela plus en détail :

Plan

Planifier et préparer le travail à effectuer. Établissez les objectifs, définissez les tâches à exécuter. Spécifiez les missions et les responsabilités. On n’oublie surtout pas de mettre en place des critères de performance.

Do
Faire, réaliser, exécuter les tâches prévues. Il peut être intéressant de limiter l’ampleur et la portée des tâches à exécuter afin de disposer d’un meilleur contrôle sur ces dernières. Un projet court est plus facile à piloter et il délivre des résultats plus rapidement. On peut alors mieux réorienter la suite du projet, quel qu’il soit. En bref, on découpe en plus petites taches.

Check
Vérifier les résultats. Les mesurer et les comparer avec les prévisions. C’est le point clé de l’amélioration continue. La phase de vérification, ce n’est pas uniquement l’instant où l’on distribue de bons ou de mauvais points. C’est celui où l’on prend conscience de la difficulté (ou de la simplicité) d’une tâche donnée et que l’on s’ajuste. C’est aussi celui où l’on apprend à mieux maîtriser ses prévisions.

Act
Agir, corriger, prendre les décisions qui s’imposent. Identifiez les causes de dérives entre ce qui a été réalisé et ce qui était attendu. Identifiez les nouveaux points d’intervention, redéfinis les processus si nécessaire.

Vous êtes arrivé à la fin, recommencez, c’est une boucle !

Le “juste-à-temps”

Le “juste-à-temps est une autre des méthodes Kaizen. Cette méthode vise à améliorer la gestion des stocks. Cette méthode est aussi appelé “flux-tendu” ou “5 Zéros”. En effet, est vise à tendre vers« zéro panne », « zéro délai », « zéro papier », « zéro stock » et « zéro défaut ».

Un peu d’histoire !

À l’origine, le juste-à-temps était lié à des problèmes de gestion : les échoppes japonaises étant de très petite taille, il était difficile, sinon impossible, de stocker plusieurs exemplaires d’un même produit, pour peu qu’il fût encombrant. Aussi ces échoppes devaient être livrées plusieurs fois par jour, à chaque fois qu’un produit un peu encombrant était vendu (par exemple, un téléviseur, une bicyclette…).

Le cas de la fonderie FAVI.

Pourquoi cette entreprise ?

FAVI, sous l’impulsion de son ancien Directeur, Jean-François Zobrist, a développé dans les années 80 une organisation centrée client, où la structure s’efface pour lui assurer la pleine écoute des équipes autonomes et responsables. Un management atypique qui prône la confiance en l’Homme et l’innovation. Depuis près de trente ans, ce sous-traitant picard pour l’industrie automobile pousse ses 400 ouvriers à élire leurs responsables et à travailler sans hiérarchie. Et le succès est impressionnant ! Cette usine s’est approprié la méthode Kaizen et s’en est inspiré pour créer ses propres technique de management.

Voici les dix idées principales :

> Celui qui fait, sait ! En bref, les opérateurs en place sont ceux qui connaissent le mieux leur métier

> À un problème, plusieurs solutions ! Un problème a rarement une seule et unique cause, la plupart du temps plusieurs causes sont en jeux, ils faut donc partir à la recherche de plusieurs solutions.

> On ne fait pas bien du premier coup. Il est important de savoir accepter que ce que l’on fait aujourd’hui sera peut être détruit demain pour être amélioré.

> Si tout le monde améliore ses conditions de travail, ce sont les conditions de travail de tous qui s’améliorent.

> Il vaut mieux mettre en place directement une amélioration qui n’est pas parfaite, que d’attendre une amélioration parfaite et de ne rien mettre en place.

> Il faut que le mérite revienne aux collaborateurs plutôt qu’à la personne qui a amené l’amélioration.

Astuce

Exit les boites à idées à moitié vide et anonyme où les idées des collaborateurs vont être récupérées par d’autres et où ils ne retireront pas de mérite de leurs innovations. Si vous voulez encourager vos employés accorder leur de la reconnaissance et du mérite, ils ont une idée de génie, c’est tant mieux. Il ne faut pas s’approprier l’idée de quelqu’un d’autre ! Attribuez à vos collaborateurs le crédit qu’ils méritent !

La méthode Kaizen, en bref :

Pour résumer tout cela, la méthode Kaizen vise à améliorer en continu la vie de l’entreprise. Ce n’est pas une seule méthode à proprement parler, mais plutôt un ensemble de méthode. Elle permet de replacer l’employé au centre de l’innovation. Les retombées positives sont très nombreuses et très différentes. Cette méthode va améliorer la reconnaissance et la qualité de vie au travail des employés, elle va donc être un facteur important de bonheur au travail.

Et n’oubliez pas le dernier point de la méthode Kaizen, le plus important dans cette méthode c’est qu’avec un peu de créativité nous pouvons obtenir une multitude de méthodes et d’outils pour s’améliorer en continu.

Et chez Cocoom ?

Toutes ces techniques de la méthode Kaizen peuvent être outillées grâce au numérique. Cocoom pousse à prendre la température continuellement auprès de ses collaborateurs, à collecter des retours fréquents et construits. En bref c’est un outil qui donne la parole aux collaborateurs comme aux clients. Comment ? Les partages sur Cocoom incitent par le biais de sondage à ce que tout le monde participe. L’astuce est donc de toujours créer de l’interaction dans ses publications.

Vous pouvez aussi avec le partage court “boite à idées”, partager avec vos collègues sur un point bloquant ou demander un coup de pouce à vos collaborateurs. Parce que chez Cocoom on est convaincu que l’on réfléchit mieux à plusieurs !

Pour en savoir plus sur l’usine FAVI et sur le bonheur au travail.

Retrouvez ici un pitch d’un dirigeant de l’usine FAVI

Reportage sur le bonheur au travail d’ARTE

Le truc en plus.

Nous avons beaucoup parlé au long de cet article de l’importance de fixer des objectifs SMART. Mais de quoi parle-t-on lorsque l’on parle d’objectifs SMART. Si SMART en anglais signifie, malin, futé, intelligent il s’agit aussi ici d’un acronyme. On vous explique tout !

Lorsque l’on se fixe un objectif, il est important qu’il respecte les critères suivant :

S comme Spécifiques : votre objectif doit être clair et simple !

M comme Mesurables : votre objectif doit pouvoir être mesuré par des objectifs, des chiffres.

A comme Ambitieux : si votre objectif n’est pas assez challengeant, s’il n’y a pas d’enjeux est-ce vraiment un objectif ?

R comme Réalistes : votre objectif ne doit pas être impossible pour autant ! Sinon bonjour le moral dans les baskets !

T comme Temporellement définis : votre objectif doit connaitre une limite dans le temps, une échéance, vous avez un temps imparti pour le réaliser.

Avec cette méthode vous pouvez fixer des objectifs ambitieux, mais réalisables, en bref vous fixer vos objectifs de manière smart, intelligemment !