Le partage des connaissances, en entreprise !

04 Août

Le partage des connaissances est essentiel pour la réussite d’une entreprise, il peut faciliter la prise de décision, créer des organisations apprenantes et stimuler l’innovation.

Mais on reçoit déjà un nombre très impressionnant d’informations, et ce continuellement !

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C’est comme si chaque personne dans le monde lisait environ 174 journaux, par jour.

Cette surcharge d’informations se fait au détriment de la qualité. C’est ici aussi qu’intervient le partage des connaissances ! Il permet de bien les gérer, de mieux les partager et de les faire circuler dans l’entreprise. Ainsi les connaissances des employés persistent même après leur départ, car elles sont transmises aux autres, les connaissances individuelles deviennent collectives et propres à l’entreprise, elles participent ainsi à l’amélioration continue ! Par exemple dans le cas de résolution de problème, si une personne est confrontée à un problème donné et le surpasse, elle en retira forcement un apprentissage, si elle transmet cet apprentissage à ses collaborateurs, lorsqu’une autre personne se retrouvera confrontée à un problème identique elle pourra plus facilement et plus rapidement le résoudre.

Mais au fait, c’est quoi une connaissance ?

Il existe deux types de connaissances :

Celles implicites qui peuvent être acquises via un effort conscient pour les apprendre (définitions, nouveaux concepts, process, etc.) et celles implicites qui sont apprises à notre insu, par la répétition, l’imitation et l’expérience (manière de faire telle ou telle chose, intuition…).

Zoom sur les deux types de connaissances :

Explicite : celle que l’on sait exprimer ! C’est l’ensemble des connaissances qu’un individu peut mémoriser et récupérer consciemment puis exprimer par le langage elles sont donc faciles à transmettre (un processus, la production d’un produit, la manière de remplir un document).
Implicite ou Tacite : celles que l’on ne sait pas exprimer, dont on n’est pas conscient nécessairement. Elles sont donc plus difficiles à transmettre.

Or quand il convient de partager ses savoirs avec autrui, son expertise, son savoir-faire et son expérience, sur un domaine en particulier, c’est l’ensemble des connaissances implicite et explicite qu’il faudrait partager !

Les + du partage de connaissances :

Permettre une prise de décision meilleure et plus rapide
Rendre réutilisables les meilleures expériences de résolution de problèmes
Stimuler l’innovation et la croissance, avec de meilleurs résultats
Améliorer la satisfaction client
Réduire la perte de savoir-faire

Alors, comment favoriser le partage de connaissance ?

> Votre espace de travail doit être propice à la conversation.

Ce n’est pas une chose à laquelle on pense souvent en premier, mais l’impact de l’espace physique, de l’environnement de travail sur le partage de connaissance est extrêmement important. Pensez par exemple à l’espace machine à café : rien n’a le pouvoir de rassembler les gens comme le fait le café, et le fait d’avoir plusieurs espaces « machine à café » dans tout le bureau encouragera les gens à parler à des collègues avec lesquels ils n’ont pas l’habitude d’interagir.

Vos salles de réunion : personne n’a dit que vos salles de réunion devaient se composer uniquement d’une grande table, fixée en plein milieu et qui exige que tout le monde soit assis dans un rectangle bien ordonné ! Certaines de vos salles de réunion peuvent être composées de plusieurs petites tables, plus confortables, avec des fauteuils par exemple.

Les espaces communs : pensez vos espaces communs non pas comme des couloirs où les employés circulent, mais comme des endroits où ils peuvent s’installer et discuter un moment.

Pas convaincu ? Voici la preuve par le (contre) exemple ! Pensez au fast food, où l’espace est pensé non pas pour vous inviter à rester, mais au contraire pour vous pousser à consommer rapidement, à ne pas discuter et à partir ! Des sièges serrés, inconfortables et des cloisons hautes entre les différents espaces, voilà exactement l’inverse de ce que vous devez mettre en place !

> Encourager différentes formes de partage des connaissances.

Vos collaborateurs ont des capacités différentes. Tout le monde n’est pas un orateur, un professionnel de la table ronde, et tout le monde ne se sent pas à forcement à l’aise pour partager ses savoirs avec l’ensemble de l’entreprise. Mais votre objectif final est que tout le monde puisse partager ses savoirs, permettez donc à vos collaborateurs de commencer là où ils sont à l’aise et de partager leurs savoirs à leur manière ! Chaque membre de l’équipe a quelque chose de précieux à partager, mais cela peut être fait de nombreuses manières différentes :

En face à face
En mode contribution (sur un projet, une résolution de problème)
Hors site
De manière numérique

Encouragez des modes variés afin que chacun trouve sa place et ait un moment privilégié pour partager ses savoirs !

Mettez en avant les porteurs de savoirs

Tout le monde aime être récompensé et il existe de nombreuses façons de le faire. Ne rendez surtout pas les connaissances anonymes, mais donnez du crédit à ceux qui partagent leurs savoirs, leurs process, et leurs enseignements! Vous pouvez même prévoir des prix, organiser des concours, des jeux… bref, soyez créatif dans votre manière d’encourager vos équipes !

Repensez votre onboarding et vos formations

L’Onboarding, la formation continue et le partage des connaissances sont plus que liés ! Il faut que vos nouvelles recrues puissent, dès le départ, se sentir à l’aise pour partager leurs connaissances et apporter un regard nouveau. Il est important que vos nouvelles recrues contribuent et collaborent dès le premier jour ! Pour cela :

Affectez un mentor à chaque nouvelle recrue, une personne auprès de laquelle elle pourra se tourner pour poser des questions et apporter ses retours
Encouragez le/la nouvel.le employé.e à partager ses retours sur ce qu’il/elle découvre, à différentes échéances (premiers jours, première semaine, premier mois)

Trouvez un logiciel de partage des connaissances adapté à votre organisation

Vous passez un temps fou à chercher vos contenus dans Dropbox ou Google Docs ? Le bon logiciel de partage des connaissances vous permettra de rechercher facilement et rapidement du contenu, de poser des questions, d’apporter des retours, de commenter, de savoir rapidement qui est expert sur un sujet, de stocker des documents et des vidéos, d’encourager la formation et l’Onboarding. Afin que tout le monde puisse partager ses idées !

Vous l’avez compris s’il est bien amené, bien cadré et bien évalué, le partage de connaissance sera bénéfique à tous vos collateurs ainsi qu’a l’ensemble de l’entreprise