Savoir communiquer en interne

Les outils et astuces pour bien communiquer
En entreprise comme dans la vie de tous les jours, la communication est un atout essentiel et ce, peu importe votre position hiérarchique. La communication, c’est la base de toute relation interpersonnelle.
Aussi, nous avions à cœur de vous partager des astuces pour vous aider à mieux communiquer en entreprise et dans la vie de tous les jours.

1) Pourquoi communiquer ?

La communication, qu’elle soit orale ou écrite, a plusieurs buts
Convaincre : en trouvant les bons mots, les bonnes expressions, vous pourrez plus facilement rallier de nouvelles personnes à votre cause, quelle qu’elle soit.
Comprendre : si vous échangez fréquemment avec vos collaborateurs, alors ils se confieront, seront plus susceptibles de vous faire confiance et de vous expliquer ce qui leur cause du souci ou de mettre des mots sur les points bloquants dans leurs missions.
Résoudre : quand un conflit survient, la communication est souvent le moyen le plus simple de le résoudre. En faisant parler entre eux deux personnes en tension, elles pourront trouver un point d’accord qui leur conviendra à toutes les deux.
Présenter : à l’aide de la communication, vous rendrez vos présentations plus captivantes et plus percutantes. Ici, on peut retrouver l’avantage de la conviction. Une raison de plus pour s’y mettre !
Échanger : avec des communautés externes ou internes, la transparence est de mise. Vous devez donc être capable de trouver les bons mots pour parler à différents publics.
On entend souvent dire que bien communiquer, c’est un talent alors que des techniques peuvent être apprises et mises en place rapidement, il suffit juste de les connaître et de les appliquer.

2) Communiquer à l’écrit

Communiquer à l’écrit et communiquer à l’oral est très différent. En effet, « les paroles s’envolent, les écrits restent » ; aussi, il est important que vous formuliez comme il se doit vos écrits. Ici, le fond et la forme sont aussi importants l’un que l’autre.

2.1 – Quels sont les différents types de contenus écrits ?

Le manager a besoin de produire certains document écrits pour communiquer efficacement avec ses collaborateurs, sa hiérarchie ou encore vers l’externe. Il existe plusieurs types de documents que le manager doit rédiger.
Les comptes rendus : principalement utilisés pour garder une trace écrite de ce qui s’est dit au cours d’une réunion ou d’une assemblée, le compte-rendu doit respecter certains codes pour être valable. (noms des participants et des absents, date, objet de la réunion, sujets abordés, conclusions et décisions, actions à mettre en place, date de la prochaine réunion…)
Le courrier : dirigé vers l’externe, le courrier est un document fait pour être lu. On ne demande pas au manager d’entretenir une relation épistolaire mais de faire passer rapidement des informations clefs à un tiers. Quand vous écrivez un courrier, pensez à mettre votre nom, le jour et le lieu de rédaction, le nom de la personne à qui est adressé le courrier…
La note de service : ce type de format sert à communiquer rapidement avec les collaborateurs ou avec un ou plusieurs services. Elle est utilisée pour communiquer des brèves. Faites la commencer par Mémo ou Note au personnel
Le rapport : il permet de donner une trace écrite d’une expertise sur un sujet précis. Le manager doit ici expliquer quelles conclusions sont à tirer de ce rapport. Ici, pensez à utiliser les titres et les sous-titres pour faciliter la lecture.
La présentation : elle intervient en général en soutien d’une présentation orale. La présentation ne doit pas comporter trop de texte, seulement l’essentiel. Un plan ou sommaire vous aidera à organiser votre présentation.

2.2 – Soigner autant le fond que la forme

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Pour communiquer efficacement à l’écrit, la forme est très importante. En effet, personne n’a envie de lire un document mal présenté. Aussi, il est essentiel de prêter attention à la forme.
La forme
Essayez au maximum de rendre votre document agréable à la lecture. Si votre mise en page est agréable, alors votre lectorat sera plus susceptible d’avoir envie de lire le contenu.
Si vous avez besoin de rédiger un contenu synthétique, favorisez les bullet-points ou les listes.
N’hésitez pas à utiliser plusieurs épaisseurs de police pour mettre en exergue des mots ou notions importants.
L’utilisation de codes couleurs et de plusieurs tailles est recommandé afin de créer différents niveaux de lecture.
Le fond
Concernant le fond, soyez synthétique et tâchez de ne pas laisser de place à l’interprétation. Ainsi, vous éviterez de créer des tensions inutiles au sein d’un ou plusieurs services.
Essayez de ne pas utiliser trop d’abréviations personnelles qui ne pourraient pas être comprises par tous. Il est aussi important que vous soigniez la syntaxe et l’orthographe, un écrit plein de fautes peut repousser de nombreuses personnes. Pensez à toujours relire votre document avant de le diffuser. Vous pouvez faire cet exercice à voix basse pour vous rendre compte de la longueur de vos phrases et vérifier si ce que vous avez écrit est compréhensible. De cette manière, vous éviterez aussi les oublis de mots ou de ponctuation.
Si vous n’êtes pas très bon en orthographe, vous pouvez utiliser Antidote. Ce logiciel corrigera vos fautes d’accords et de grammaire.
Il existe aussi une certification d’orthographe et vous pouvez demander à votre entreprise de la financer : le Projet Voltaire. Reconnue par les recruteurs, cette certification atteste de votre niveau en français écrit et vous apprendra de nombreuses règles de grammaire et d’orthographe, souvent méconnues.

2.3 – Astuces pour rédiger un bon article Cocoom

Quand vous rédigez un article sur Cocoom, la plateforme s’occupe de la forme afin que vous puissiez vous focaliser sur le fond.
Aussi, tâchez d’être synthétique et faites comme si votre lectorat ne connaissait rien au sujet. Faites un rappel de la situation, des personnes à qui est adressé cet article et à quoi il sert.
Vous pouvez aussi ajouter des photos, des vidéos et des documents complémentaires pour éclaircir votre propos.
Si vous avez besoin d’avoir des retours, n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs de mettre leurs questions/retours en commentaires ! Vous pouvez aussi créer des sondages pour engager vos collaborateurs.

2.4 – Quel canal choisir ?

En fonction du message que vous voulez communiquer, vous devez choisir le canal de référence que vous allez utiliser.
Si vous passez par les réseaux sociaux, pensez à respecter les codes. Attention toutefois, si vous n’êtes pas à l’aise avec la culture d’internet, ne l’utilisez pas au risque de récolter une tempête de commentaires négatifs. Internet est sans pitié. De plus, sur certains réseaux, le nombre de caractères peut être limité, prêtez-y attention.
Si vous souhaitez ajouter des visuels dans votre publication réseaux sociaux, veillez à la bonne lisibilité de ces derniers. Vous pouvez demander à un graphiste de vous aider, ils connaissent bien les codes et sauront vous fournir un document au bon format pour la bonne utilisation.
Chaque écrit doit respecter des codes.
Pour chaque document écrit, vérifiez que l’information est bien organisée et qu’elle ne laisse pas de place à l’interprétation. En restant factuel, vous éviterez toute tension possible.
En écrivant, vous devez faire passer un message. Soignez la forme : elle vous aidera à faciliter la lecture.

3) Communiquer à l’oral

communication orale
La communication orale peut s’apparenter à un art. Que vous ayez besoin de conduire une réunion ou de faire une présentation devant un groupe de personnes, la communication orale est votre meilleure alliée.
Devenir un bon orateur, ça s’apprend et surtout, ça demande de la pratique !
En premier lieu, vous devez apprendre à gérer votre stress. Évidemment, parler devant un tout un groupe qui vous regarde peut créer chez vous une certaine appréhension mais celle-ci peut être contrôlée.

3.1 – La gestion du stress

Pour gérer votre stress, il existe plusieurs méthodes
La pose de Superman : placez vos mains sur vos hanches, relevez la tête et prenez une grande inspiration par le nez. Ensuite, expirez par la bouche lentement. Répétez cette opération cinq à huit fois. En prenant le contrôle sur votre respiration, vous revenez sur terre et avez une vision plus rationnelle de la situation.
La méditation : fermez les yeux, assis. Inspirez de façon régulière et profonde. Concentrez vous sur vos sensations. Prenez conscience de votre corps et faites le vide. Votre esprit sera plus serein et vous aussi !
Révisez votre présentation : plus vous pratiquerez votre présentation, plus vous la connaîtrez et plus vous serez à l’aise. N’hésitez pas à répéter aussi les noms de ville ou les noms de famille avec lesquels vous n’êtes pas à l’aise. Vous vous en sortirez comme un chef !
Dans le cas d’une présentation avec un support, il est essentiel de soigner la forme de cette présentation. De plus, ne mettez pas trop d’informations sur les slides afin que votre auditoire se concentre sur ce que vous leur dites et pas sur ce qui est écrit. Ne mettez que les chiffres importants et quelques brèves définitions.
Occupez l’espace lors de votre présentation. De cette façon, vous capterez l’attention de votre public et paraîtrez plus à l’aise. De plus, être en mouvement dynamisera votre présentation. Sans faire la toupie, déplacez vous et captez le regard des personnes qui sont devant vous. SI vous faites une présentation à plusieurs, gardez toujours à l’esprit que ce n’est pas parce qu’un autre parle que l’on ne vous voit plus. Aussi, acquiescez pour appuyer les propos de l’orateur et tenez vous droit ! Les mains dans le dos, la tête relevée, affirmez vous !

3.2 – La PNL

Depuis quelques années, on entend de plus en plus parler de la programmation neurolinguistique, aussi appelée PNL. Mise en lumière dans les années 70 par John Grinder et Richard Bandler, il s’agit ici d’analyser la communication non-verbale de la ou des personnes à qui vous vous adressez. Certains comparent la PNL à une technique de manipulation mais il n’en est rien. Elle vous aide à vous mettre à l’aise et à adapter votre posture en fonction de votre/vos interlocuteurs.
C’est un exercice qui peut être fait ponctuellement ou sur le long terme. Lors d’un entretien, si vous utilisez par exemple la technique du mimétisme sur votre examinateur, alors il sera plus susceptible de valider votre candidature.
Il y a de nombreuses techniques de PNL que vous pouvez appliquer en entreprise ou dans la vie professionnelle, plus globalement.
Le mimétisme : nous vous en parlions précédemment, il s’agit ici de mimer les gestes de votre interlocuteur sans qu’il ne s’en rende compte. Cela vous aidera à le mettre en confiance en lui faisant comprendre de façon induite que vous êtes alignés.
Le rapport : ici, il s’agit d’établir un lien avec votre interlocuteur. Vous pouvez utiliser des phrases comme « Je t’écoute », « Je comprends ce que tu me dis » ou « Ma vision est plus claire ». Faites aussi part de vos impressions à la personne, même si elles sont mauvaises. Il est important que vous mettiez des mots sur ce que vous ressentez. « J’ai un mauvais pressentiment » ou « Je ne suis pas sûr que ce soit une bonne idée » sont des phrases qui vous aideront aussi à avancer. Cette technique est facile à utiliser et à mettre en place.
L’ancrage : grâce à cette technique, vous pouvez faire changer l’humeur d’une personne. C’est une méthode très importante qui vous aidera beaucoup.
Pour ce faire, analysez l’état dans lequel vous voulez plonger la personne ciblée, favorisez les émotions positives : le bonheur ou le courage sont de bons états.
Ensuite, faites votre possible pour mettre cette personne dans un état de bonheur ou de courage, par exemple. Une fois que vous y serez parvenu, tâchez de voir la réaction de la personne. Ancrez ensuite cette émotion en touchant la personne sur l’épaule par exemple. Maintenez la position quelques secondes pour ancrer l’émotion.
Pour finir, passez à un sujet complètement différent pour sortir la personne de cet état. Plus tard, vérifiez l’efficacité du point d’ancrage en touchant de nouveau la personne au même endroit. Si elle a l’air de ressentir la même émotion, alors vous avez réussi. Sinon, réessayez plus tard.

3.3 – Le pitch

Le pitch, dans la vie d’entrepreneur, est très important. Il faut que votre auditoire comprenne en quoi consiste votre entreprise. Le pitch vous aide à convaincre efficacement un public. Même si vous êtes manager ou si vous avez besoin de convaincre votre hiérarchie, le pitch est un exercice que vous devez maîtriser.
Pour cela, voici quelques conseils utiles
Accrocher : il est ici question de capter l’attention de votre auditoire.
Proposer : vous devez expliquer pourquoi cette idée et pas une autre.
Ôter le doute : faites en sorte de préparer toutes les questions bloquantes qui pourraient freiner l’avancée de votre idée.
Argumenter : il est maintenant temps de monter que votre idée est la meilleure.
Reformuler : trouvez une nouvelle formulation pour votre idée.
Conclure : finalisez votre présentation en mettant en avant un élément vraiment différenciant de votre idée.
N’oubliez pas de remercier votre public à la fin de votre pitch et demandez-leur s’il y a des questions additionnelles.

4) Communiquer avec les autres

Communication interpersonnelle
La communication interpersonnelle est un échange entre deux personnes ou plus.
On ne parle pas à ses collègues comme on parle à ses amis ; aussi, il est important que vous adaptiez votre parlé face à votre ou vos interlocuteurs.
Comme nous vous l’expliquions dans la partie ci-dessus, communiquer ne passe pas que par les mots. Vous devez aussi faire attention à votre communication non verbale. De plus, l’intonation et l’accent que vous mettez sur les mots peut jouer en votre faveur.
Même si vous avez une très bonne relation avec votre auditoire, vous devez rester corporate. Le vocabulaire professionnel est important et vous devez savoir l’utiliser pour asseoir votre crédibilité.

4.1 – Le contenu et le contenant

Lorsque vous échangez, votre posture est tout aussi importante que ce que vous dites. Si vous avez confiance en vous et que vous croyez profondément en ce que vous racontez, cela se ressentira dans votre propos. À l’inverse, si vous ne maitrisez pas le sujet, votre propos sera moins convaincant et vous aurez bien plus de mal à rallier le public à votre cause. Il émettra de plus nombreuses critiques à votre égard.
La communication interpersonnelle est une discussion, un échange. Vous devez donc entretenir cet échange et être à l’écoute de la personne avec qui vous interagissez, sans quoi, il s’agira simplement d’un monologue.
Pour que la discussion suive son cours, il faut que vous montriez aux personnes à qui vous parlez que vous êtes attentifs à ce qu’ils disent et que vous vous y intéressez.
Si vous ne comprenez pas un élément, demandez à votre interlocuteur de vous l’expliquer. Il verra alors que vous êtes pleinement à l’écoute. On appelle cela l’écoute active.

4.2 – La communication non verbale

Même quand vous ne parlez pas, votre corps envoie des signaux qui communiquent à votre place. Aussi, il faut savoir maîtriser et interpréter les micro-expressions. Elles ne sont pas difficiles à comprendre mais peuvent varier en fonction des différentes personnes en face de vous. Parfois, vous pouvez comprendre ce que deux personnes veulent se dire d’après la façon dont elles se regardent. Les micro-expressions, c’est ça !
La façon de se tenir est aussi très représentative de l’état d’esprit d’une personne à un moment donné. Attention cependant à ne pas sur-interpréter les micro-expressions et postures de vos interlocuteurs au risque de vous faire des nœuds au cerveau !
Aussi, il est essentiel que votre communication verbale et non-verbale soient en accord pour vous accorder du crédit et valider votre propos.
Ainsi, vous avez à présent toutes les clefs en main pour communiquer efficacement à l’écrit, à l’oral ou en face à face avec un collaborateur. N’hésitez pas à tester ces différentes pratiques dans la vie de tous les jours, dans un cadre professionnel ou personnel. La communication est un véritable atout et, une fois maîtrisée, vous pouvez faire valoir cette compétence une fois en poste !