Nous avons parfois tendance à perdre de vue nos objectifs, à nous éloigner de la stratégie globale de l’entreprise. Nous perdons du temps, les équipes deviennent de moins en moins engagées, ne trouvent plus de sens dans leurs missions et, à terme, ce manque d’alignement se fait sentir sur les résultats de l’entreprise.

73% des communicants estiment que l’un des défis majeurs de leur entreprise est de réengager les équipes autour des objectifs et de la stratégie. 

Gatehouse

C’est là qu’interviennent les OKR, 3 lettres magiques, qui permettent d’appliquer de manière très opérationnelle le plan stratégique de l’entreprise


Pour la petite histoire, la méthode OKR a été inventée dans les années 50 par Peter Drucker, elle a ensuite été reprise chez Intel dans les années 70 , puis chez Google à la fin des années 90 où elle est encore en place. Depuis, bien d’autres entreprises l’ont adoptée : Twitter, Linkedin, Zynga, Netflix, Oracle… Toujours avec succès ! 


OKR, quèsaco ?

O : OBJECTIVES

KR : KEY RESULTS

Où l’entreprise souhaite-t-elle aller ? 

Comment va-t-elle y aller ? 

Le principe des OKR est très simple, il s’agit de découper la stratégie globale de l’entreprise en – maximum 5 – objectifs clés et de mesurer ces objectifs avec des Key Results afin de savoir si, oui ou non, les objectifs définis sont atteints. 

Les OKR sont trimestriels et sont définis de nouveau chaque trimestre. 

Les avantages de la méthode OKR : 

+ Gain de productivité

+ Travail collectif 

+ Alignement 


+ Gain de productivité : chacun va se concentrer à réaliser une tâche précise, va accomplir des objectifs précis, tout en étant vraiment en accord avec la stratégie globale de l’entreprise. Ainsi chacun est efficace au maximum, le travail est réellement priorité et partagé intelligemment, fini donc les taches inutiles et les répartitions mal pensées. 

>>> Les entreprises où les collaborateurs sont vraiment engagés sont 17 % plus productives et 21 % plus rentables ! (Source : Gallup)

+ Travail collectif : chaque mission s’inscrit réellement dans une logique globale, le travail est mieux réparti et vos réussites s’ajoutent à celles de vos collaborateurs et contribuent à la réussite globale

+ Alignement : l’ensemble de l’entreprise est vraiment au fait des objectifs, des missions de l’entreprise et est donc mieux alignée avec ses valeurs ! Chaque collaborateur est aligné avec les objectifs communs.

>>> Les salariés qui croient en la mission de leur entreprise sont 72 % plus productifs (Source : Institute for the Study of Labour, 2013

+ Engagement 

+ Réactivité

+ Transparence


+ Engagement : chaque collaborateur est vraiment impliqué dans la gestion de ses missions, son travail prend un sens concret dans la stratégie globale de l’entreprise ce qui est un vrai vecteur d’engagement.

>>> 90 % des salariés en France ne sont pas engagés au travail. (Source : Gallup)

+ Réactivité : les entreprises deviennent plus agiles, vont plus rapidement se rendre compte des évolutions de leur marché et être plus réactives. Elles deviennent capables de s’ajuster plus rapidement aux changements extérieurs.  

+ Transparence : les objectifs et les résultats sont partagés par tous, les services ne sont plus cloisonnés, ce qui améliore aussi la communication entre chaque service.

>>> 1 jeune sur 3 pense ne pas avoir un réel impact sur son organisation. (Source ; Jobteaser)

Alors concrètement, comment mettre en place une stratégie OKR ? 

Voici les étapes clés pour mettre en place une méthodologie OKR dans votre entreprise, nous vous proposons pour chacune de ces étapes un ou plusieurs outil(s) pour vous accompagner. 

#1 Se réunir 

Les OKR trimestriels sont fixés par la direction, ils se basent sur la vision, la stratégie de l’entreprise. Impossible de s’éparpiller avec la méthodologie OKR puisqu’il s’agit de fixer GRAND MAXIMUM 5 objectifs. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables et atteignables

Choisir c’est renoncer, il vous faudra donc prioriser vos objectifs, en vous demandant vraiment et très concrètement ce que vous devrez/voudrez avoir accompli dans trois mois. Il ne faut pas avoir une liste mais bien UN SEUL accomplissement. Par exemple, “dans trois mois nous aimerions avoir amélioré l’engagement collaborateur”. 

Ensuite il faut chercher à savoir ce que vous devez faire très concrètement pour que cela arrive, par exemple, “pour cela nous devrons … mettre en place des moments ludiques, améliorer le temps de satisfaction collaborateur hebdomadaire et mettre en place les OKR dans toutes les équipes”.

Et pour être certain que vous avez bien ici un objectif qui soit prioritaire, tournez le dans l’autre sens, par exemple : “si je n’améliore pas l’engagement collaborateur alors… mes résultats seront très mauvais, mon turnover va augmenter drastiquement, ma marque employeur va en pâtir…”

Il existe un outil pour vos réunions : Aster

Même si définir les OKR est la tâche de(s) dirigeant(s) ; vous n’êtes pas seul.e.s, une astuce consiste à sonder l’ensemble de votre équipe pour chercher à savoir ce qui, d’après eux, serait les objectifs pour le trimestre ! Ainsi que pour valider la clarté de vos OKR, pour en vérifier la compréhension.

Sonder l'ensemble de votre entreprise avec Microsoft Form 

#2 Découper 

Vos objectifs sont définis, mais ce ne sont pas encore des OKR, pour cela il faut déterminer pour chacun de ces objectifs, 3 à 4 Key Results. Ce sont des indicateurs précis qui vont vous permettre de savoir si vous avez, ou non, atteint votre objectif. 

Utilisez les templates Cocoom OKR ! 

Pour bien définir vos Key Results, vous devez chercher à savoir si vous avez réellement la main sur ce KR, il faut que vous puissiez avoir un impact dessus. Par exemple, “augmenter la satisfaction client de 10%” n’est pas un KR adapté, vous n’avez pas la main réellement dessus. Vous devez alors vous demander “Comment améliorer cette satisfaction client ?”. Par exemple, en réduisant le temps d’attente, un Key Kesults adapté sera alors :  “réduire le temps d’attente moyen de 5 minutes ». 

⚠️ OKR ≠ KPI !

Mais alors quelle est la différence entre OKR et KPI ? Un KPI (CA, EBITDA…) permet de mesurer la performance de quelques chose (un processus, un service, une campagne marketing…). Le KPI peut être utilisé comme signal d’alerte. Il permet de surveiller et piloter une activité à travers un tableau de bord. Un KR lui fixe un objectifs de résultat à atteindre ! Le KR sont donc plus concrets et à plus court terme.

Les KR, ou résultats clés, doivent être mesurables, ce doit être un nombre, un pourcentage dans l’idéal. Ils doivent être ambitieux, si vous atteignez systématiquement 100% de vos OKR, il faut les revoir à la hausse (atteindre un 70% est déjà très bien). Cependant, les KR sont une source de motivation qui ne peuvent et ne doivent pas se transformer en une potentielle punition. Ce n’est pas une évaluation de la performance, les OKR sont un outil de management et non d’évaluation. Si vos OKR deviennent des outils d’évaluation, vous ne les fixerez plus de la bonne manière.

Chez Google, on parle de  “stretch goals”, ce sont des Key Results ont pour objectif de faire sortir les collaborateurs de leur zone de confort, de les pousser à réaliser des choses qu’ils n’ont pas encore faites ou qu’ils ne s’imaginaient pas capables de faire :

#3 Planifier

Vos OKR sont maintenant définis, et ils sont visibles par tous, et oui, car la transparence est un vrai facteur de réussite dans la méthodologie OKR. 

Mais vous n’avez pas terminé pour autant, il faut maintenant que vos KR aient des responsables, des individus qui, seul ou en équipe, auront la charge du KR. Les responsable de KR ne sont pas forcement les managers des services, des équipes !

Chacun pourra alors, seul ou en équipe, planifier sa TO-DO en fonction des OKR. 

Pour cela, utilisez l'outil Planificateur dans Microsoft Teams...

Une manière peut être d’utiliser des étiquettes très simplement pour évaluer votre progression et savoir en un coup d’oeil ce sur quoi vous devez travailler :

  • Planifié :  la tâche n’est pas encore commencée
  • En cours : nous travaillons dessus en ce moment
  • Fait : la tâche est terminée
  • Pour plus tard :  soit nous pouvons pas encore faire cette tâche (il nous manque des éléments), soit elle n’est pas ou plus prioritaire

#4 Mesurer et communiquer

Vous n’allez pas simplement définir des OKR pour le trimestre et ne plus vous concerter pendant trois mois ! Il faut, chaque semaine, régulièrement, vous réunir rapidement afin d’évaluer votre progression sur chaque OKR, et vous pourrez alors ajuster vos pourcentages. Ces points d’étapes permettent d’apprécier la progression et, là encore, de rendre chacun conscient d’où se situe son équipe, les autres équipes, l’ensemble de l’entreprise ; par rapport aux résultats finaux : les OKR trimestriels.

Le risque sinon serait de ne pas se situer sur la progression globale de l’entreprise vis à vis de ses OKR et de ne pas être dans les temps, de ne pas atteindre ses objectifs.

L’idéal est donc chaque semaine d’ajuster le pourcentage de réalisation du KR, 20% ; 45% ; 60%…

Vous pouvez définir des paliers :

  • 20% : nous sommes sur la bonne voie !
  • 70% : Super ! Encore un petit effort…
  • 100% : Wahoo, c’est terminé !
Pour cela rien de plus simple, ajuster votre template Cocoom, directement dans Teams, où vous pouvez faire votre réunion d'équipe ! 

#5 Ajuster

Pensez à sonder fréquemment vos collaborateurs afin d’obtenir des retours terrain et de rester agile, que ce soit concernant des questions très concrètes sur vos OKR, d’éventuels points bloquants ou sur votre manière de travailler. 

Vous pouvez utiliser Polly dans Microsoft Teams ! 

#6 Célébrer

Vous avez atteint vos objectifs ? À court ou long terme ? Partager ces petites (ou grandes) victoires avec l’ensemble des équipes ! 

Utilisez le canal Teams adapté et créez un mémo Cocoom ! 

#7 Pérenniser

Vous avez mis en place vos OKR sur un trimestre et les résultats attendus sont là !  Alors, continuer et pérenniser ce mode de fonctionnement pour les mois et les années qui suivent ! 

Alors, on commence par où ? 

Il y a 2 manières de mettre en place la méthode  OKR dans votre entreprise pour la première fois : 

  • Commencer par le niveau hiérarchique le plus élevé et déployer ces nouvelles pratiques vers le bas (Top Down).
  • Débuter par une équipe (ou un service) test puis généraliser progressivement à l’ensemble de l’entreprise.

Le DO & DON’T de la méthodologie OKR :

DO

+ Favoriser l’autonomie : afin que vos collaborateurs soient vraiment autonomes dans leurs tâches !

+ Choisir un Key Results owner (qui ne soit pas nécessairement un manager) : afin d’avoir un vrai référent pour chaque KR.

+ Fixer des objectifs SMART : tout va tourner autour de vos objectifs de départ, il faut les fixer de la bonne manière.

+ Communiquer tout au long du projet : la communication est la clé, les équipes doivent travailler ensemble, savoir où elles se situent tout au long du projet !

DON’T

– Se fixer trop d’objectifs, ne pas bien les prioriser : 5 objectifs trimestriel c’est le GRAND maximum !

– Se fixer des objectifs à trop long terme : on rest sur un trimestre, c’est les maximum.

– Se fixer de mauvais KR : si vos objectifs n’ont pas les bons KR vous aurez l’impression de ne pas les atteindre.

– Faire des OKR un outil de sanction ( ce qu’ils ne sont pas !) : les OKR sont un outil managériale et en aucun cas un outil d’évaluation (ou pire de sanction).

 

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