Comment bien manager mes équipes distantes ?

De plus en plus d’entreprises françaises proposent un mode de travail flexible. Entre télétravail, espace de coworking et postes statiques, il y en a pour tous les goûts ! C’est une façon de fonctionner qui séduit à la fois les employeurs et les collaborateurs puisque l’employé est autonome et choisit ses horaires, le manager quant à lui, fait des économies d’espace. Cependant, quand on est un grand groupe, on est souvent confronté aux équipes distantes. Malgré leur éloignement, il faut qu’elles aient accès aux mêmes informations que les équipes du siège. Manager des équipes à distance demande beaucoup de finesse.

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• Bien communiquer

C’est le plus grand défi auquel le manager doit faire face. Les échanges en face à face sont rares, voire inexistants. Malgré tout, les directives et diverses informations doivent être explicitées clairement pour que le collaborateur puisse continuer de travailler. Dès qu’un changement survient, les équipes distantes doivent être tenues au courant, même si elles sont à l’autre bout de la planète. Il est donc important de faire circuler l’information de façon claire et continue.
Plus les équipes sont éloignées, plus vous devez échanger avec elles et récupérer leurs feedbacks. Ne laissez jamais votre équipe chercher les informations. Donnez aux collaborateurs distants tout ce dont ils ont besoin pour travailler dans les meilleures conditions possibles ! Si un collaborateur distant refuse d’échanger avec vous, rappelez-lui la clause de son contrat qui lui demande d’être transparent et de maintenir une communication régulière avec sa hiérarchie. Cette clause doit être fixée et explicite lors du recrutement.

• Créez du lien

Quand un nouveau collaborateur distant intègre une équipe, pensez à le présenter à tous les membres de l’entreprise. Dès le départ, il faut poser un cadre avec quelques règles pour que tout fonctionne bien. Pensez à intégrer de l’humain dans la relation afin que le collaborateur s’approprie la culture d’entreprise ; donnez-lui les valeurs qui régissent l’entreprise pour qu’il sache comment travailler. Ensuite, précisez que la confiance et la bienveillance sont au cœur de la relation manager/collaborateur et faites-lui comprendre qu’il peut se tourner vers vous en cas de besoin. Soyez à l’écoute et entendez les besoins du collaborateur.

• Synchronisez-vous

Pour vérifier que les équipes distantes font bien les tâches qui leur ont été demandées, vous pouvez utiliser différents outils tels que Trello pour vérifier l’avancement de certaines missions. Si c’est possible, profitez des applications type Skype pour faire des visioconférences et échanger sur divers sujets.
Vous pouvez aussi fixer des objectifs, augmenter le nombre de visites sur le site de 20%, transformer 10 prospects en clients par exemple… Lancer un système d’auto-évaluation est aussi une option. Si vous avez une totale confiance en votre collaborateur, il sera en mesure de s’autoévaluer.

• Misez sur les retours de vos clients

Les retours de vos clients sont très utiles pour manager vos équipes, y compris celles qui sont éloignées. Par exemple, la mise en place d’un « client mystère » peut être utilisée pour tester vos chargés de clientèle. Vous pouvez aussi envoyer un mail automatique à vos clients après qu’ils aient pris contact avec les services concernés.

• Formez vos équipes

La formation aide les collaborateurs à garder leur intérêt pour leur travail, mais aussi de rester à niveau et d’apprendre de nouvelles façons de fonctionner. En revenant d’une formation, les collaborateurs ont souvent hâte de pouvoir mettre en application les méthodes apprises et même de les enseigner à leurs équipes ! En proposant des formations, vous boostez donc la motivation et la productivité de vos collaborateurs. Plus question d’hésiter.

• Félicitez

Ne lésinez pas sur les encouragements ! En direct, ils se font plus naturellement, à distance, c’est moins évident. Pensez donc à féliciter les équipes distantes pour leur montrer que vous voyez leurs efforts et que leur travail est efficace. Dans la situation inverse, n’hésitez pas à recadrer s’il le faut, créez une culture de la responsabilité et engagez les équipes distantes.
Ainsi, même si certaines de vos équipes sont éloignées, il ne faut pas hésiter à les encourager et à vérifier leur travail. Sans être toujours derrière leur dos, montrez-leur que vous les soutenez et que vous avez envie de les voir progresser !