Outils collaboratifs : Mettre en place une messagerie instantanée en entreprise pour être performant

On fait le point sur la messagerie instantanée ? Ce n’est pas vraiment une invention, mais plutôt un lien qui a été fait entre les applications de messagerie du grand public qui connaissaient déjà des millions d’utilisateurs et le monde de l’entreprise ! En effet, les messageries instantanées ont débarqué au sein de nos outils de travail pour nous faciliter la vie !

👉 Vos outils collaboratifs ?

Mais quels sont les réels avantages de ces messageries instantanées et comment bien les utiliser pour qu’elles ne puissent pas devenir nuisibles pour votre travail ? Qu’est-ce que la messagerie instantanée ? Quels sont les outils de messagerie instantanée les plus utilisés ? Quelles sont les meilleures applications de messagerie ? Quels sont les avantages des outils de messagerie instantanée en entreprise ?

On vous dit tout !

Qu’est-ce qu’une messagerie instantanée ?

Il n’est plus possible d’ignorer les outils de messagerie instantanée aujourd’hui en entreprise ! Bien connu du grand public, cet outil devient de plus en plus un indispensable en entreprise, pour mieux communiquer en interne. La cause ? Une vraie saturation face aux emails ! En effet, les emails, de plus en plus nombreux, deviennent totalement inefficaces (temps de réponse long, difficulté de communiquer à plusieurs…). À l’inverse, faire une réunion pour trouver une petite solution à plusieurs pour un tout petit problème devenait aussi trop chronophage. Alors, pourquoi continuer à saturer alors que la solution existait déjà dans notre vie perso avec des applications comme WhatsApp ou Messenger de Facebook ?

La messagerie instantanée est donc apparue comme une vraie alternative aux emails, SMS et appels téléphoniques. Les messageries instantanées permettent d’échanger non seulement des messages, mais aussi des photos des vidéos et des documents, le tout de manière ultra rapide. Vous pouvez partager tout cela avec un collaborateur, comme une discussion, mais aussi avec des groupes réunis autour d’une thématique particulière ou d’un projet commun ou encore avec un client, un fournisseur ou un partenaire que vous pouvez invitez !

En bref, envoyez ce que vous voulez, à qui vous voulez, en un instant !

Les outils de messagerie instantanée en ligne, comment ça marche ?

C’est là le premier avantage des outils de messagerie en ligne ! Ils sont très simples et très intuitifs puisqu’ils s’inspirent d’outil que nous utilisons tous les jours comme WhatsApp ou encore Facebook Messenger ! Vous pouvez parler avec un seul de votre collaborateur ou bien participer à une conversation de groupe !

Vous disposez d’un profil avec tout ce qu’il comporte habituellement, de manière très classique (photo de profil, petite description, pseudo, humeur, statut…).

Les données que vous échangez avec vos collaborateurs sont centralisées et sécurisées !

Il existe très souvent de nombreuses intégrations avec vos outils existants (agenda, gestionnaire de tâches, votre réseau social d’entreprise, votre gestion documentaire…) et cet outil est très souvent utilisable sur un ordinateur, mais aussi une tablette ou sur un téléphone ce qui vous rend très mobile ! )

Pourquoi utiliser un chat en entreprise ? Quels sont les principaux avantages ?

• Discutez directement et en temps réel avec des équipes multisites, des collègues en déplacement ou en télétravail, bref vous restez connecté avec le reste de votre équipe où que vous soyez !
• Gardez une trace de vos conversations.
• Réduisez de manière notable le nombre d’emails envoyés et reçus, au moins en interne !
• Facilitez les conversations informelles : pas de signature,  ou de formules de politesse pompeuses… Allez à l’essentiel, sans chichis !
• Vous pouvez avoir des conversations organisées par projet ou par équipe, etc…
• Vous pouvez aussi communiquer en direct avec vos clients, vos fournisseurs ou vos partenaires dans le cadre d’un projet précis.
• Créez de réelles communautés au sein des services, en facilitant le travail dans les projets transverses.
• Ajoutez un peu de fun et de légèreté à vos conversations !

Quels en sont les principaux inconvénients d’une messagerie instantanée?

• Trop de conversations tuent la conversation et parfois avoir de nombreux contacts peut se révéler contre-productif
• Il est nécessaire de bien faire attention à la manière dont sont sécurisées vos données !
• Parfois le chat reste encore délaissé pour l’utilisation l’email…
• Notification, rapidité de réponse imposée, stress, perte de concentration… Mal utilisé, les outils de messagerie instantanée peuvent devenir compliqués à gérer !

Quelles sont les principales fonctionnalités des messageries instantanées d’entreprise ?

Les outils de messagerie instantanée intègrent la plupart du temps  toutes les fonctionnalités déjà présentes dans les outils de chat utilisés en dehors de la vie professionnelle :

• Envoi de messages textes (avec des émoticônes, des GIF, etc.), message audio ou de message vidéo
• Chat privé avec un seul destinataire ou multiple à l’intérieur d’un groupe
• Partage de photos, de vidéos, de fichiers (Word, PDF, Excel, etc.) très simplement
• Réaction rapide à un message avec un emoji, une émotion
• Possibilité de faire des sondages
• Notification automatique à la réception d’un message et gestion des notifications
• Mise en sourdine d’une conversation
• Différents statuts : en ligne, occupé, hors ligne, etc…
• Appels téléphoniques et/ou vidéo

Certaines fonctionnalités additionnelles complètent les besoins des professionnels et ne sont pas toujours présentes pour les applications de la vie quotidienne comme :

• La création de groupes publics, privés et confidentiels
• L’invitation de clients, fournisseurs, etc., à participer à une conversation (sans avoir accès à toutes les autres conversations internes)
• Visioconférence, partage d’écran ou capture d’écran, utiles lors de réunions ou de travail collaboratif

Comment choisir une messagerie instantanée d’entreprise ?

Bien choisir, bien installer et bien utiliser un logiciel de discussion dans son entreprise n’est pas toujours simple. Pour que tous vos collaborateurs l’utilisent, il doit être ergonomique, fonctionnel, et s’adapter à tous les profils !

👉 Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ? 

Ces solutions sont parfois gratuites (freeware) pour les équipes restreintes, mais elles sont la plupart du temps payantes pour avoir l’ensemble des fonctionnalités. Il arrive aussi que certains éditeurs incluent dans leur offre un volume de stockage de données : il est donc important de bien évaluer vos besoins en matière de stockage et de partage !

👉 En savoir plus sur la gestion électronique des documents 

La protection (physique et électronique) des données doit également être un critère de choix sur lequel vous devez porter votre attention !

Quelques exemples d’outils de messagerie instantanée d’entreprise gratuits (au moins pour débuter) !

🔹 Microsoft Teams

👉 Découvrez Microsoft Teams !

🔹 Slack

Le plus connu pour la communication en équipe, il regroupe toutes les fonctionnalités, simples rapide et efficace ! L’outil est personnalisable, il vous permet d’envoyer des messages textes, des messages vocaux et des. Vidéos. Il est multisupport (vous pourrez le retrouver sur votre ordinateur mais aussi sur votre mobile ou sur votre tablette) et il dispose d’un outil de recherche assez puissant pour retrouver l’information que vous cherchez !

👉 Quelles sont les alternatives à Slack ? 

🔹 HipChat

Concurrent très sérieux de Slack, il vous permet lui aussi d’envoyer des messages textuels, vocaux et vidéo, vous pouvez aussi y partager votre écran en un clin d’oeil grâce à la fonction partage d’écran, vous y retrouvez assez facilement vos anciennes discussions et pouvez le retrouvez sur tous vos supports !

🔹 Fleep 

Ici la particularité c’est que vous n’avez pas besoin d’être inscrit sur la plateforme pour bavarder ! Cet outil de chat est donc idéal pour chatter avec les personnes extérieures à votre entreprise qui n’auront donc pas à se créer un compte juste pour un projeté une fois !

🔹 TypeTalk 

Là aussi l’outil est un peu particulier, car il fonctionne plus à la manière d’un le réseau social avec une timeline qui fait ressortir les sujets les plus likés par les membres de l’équipe et vous permet de créer et de classer vos discussions grâce à des hashtags !

De nombreux autres outils de messagerie existent avec des formats d’abonnement variables, certains, comme Microsoft Teams sont intégrés à une suite complète de bureautique et d’outils d’entreprise.

En bref !

Les solutions en matière d’outils de messagerie instantanée sont très nombreuses ! Pour bien garantir l’utilisation de vos outils, découvrez Cocoom ! Cocoom s’intègre à Teams et à Slack pour en booster leurs utilisations !