Mettre en place une plateforme collaborative d’entreprise (digitale workplace) et booster ses performances en choisissant le bon outil ?

Les outils collaboratifs en ligne permettent aux salariés de travailler dans un espace de travail unique, personnalisé et adapté à leurs besoins. Ainsi, ils peuvent centraliser tous leurs documents, l’ensemble de leurs tâches, leurs calendriers et travailler ensemble sur différents projets. Tout est à jour en temps réel et accessible de différents espaces (ordinateurs, tablettes, mobiles…). Ainsi l’ensemble des équipes travaillent avec un même objectif,  de façon efficace et collaborative. Ils partagent l’ensemble des savoirs, gagnent du temps, sont plus autonomes, mais aussi plus motivés et  alignés avec la vision de l’entreprise !

Il existe de très nombreux outils collaboratifs pour travailler en entreprise, mais tous n’ont pas les mêmes objectifs, ils doivent donc se compléter, mais pas s’accumuler et chaque outil doit être utilisé pour des usages précis afin de ne pas créer de confusion !

Qu’est-ce que qu’un outil collaboratif ?

Les logiciels collaboratifs en ligne permettent aux salariés de travailler dans un espace de travail unique. Grâce à ces outils ils peuvent centraliser l’ensemble de leurs documents, les tâches qu’ils doivent accomplir, mettre en commun leurs calendriers, mais aussi travailler ensemble, échanger, se répartir le travail, s’aider mutuellement… Ils deviennent ainsi plus mobiles dès lors que leurs outils deviennent accessibles sur l’ensemble de leurs appareils (smartphone, tablettes, ordinateur portable ou fixe). Ainsi, les modes de travail changent considérablement et les organisations deviennent plus réactives, le travail devient plus coopératif en s’appuyant sur ces nouveaux outils.

Quels sont les différents types d’outils collaboratifs ? Comment optimiser votre intelligence collective ?

Il existe plusieurs types d’outils de travail collaboratif :

🔹 Les outils collaboratifs de stockage et de partage de fichiers :

Ces derniers permettent de consulter, de partager et de gérer l’ensemble des fichiers de l’entreprise en ligne. C’est l’un des moyens les plus utilisés pour le partage de fichiers, on appelle cela la GED (gestion électronique des documents). Ils présentent de nombreux avantages et le stockage en ligne rend les documents accessibles plus facilement par tous, la curation de ces contenus les rend plus simples à rechercher, ils remplacent de nombreux documents papier…  Ils sont, de plus, très souvent très sécurisés ! On connait entre autres des outils comme Google Drive, Dropbox, SharePoint…

🔹 Les outils d’écriture collaborative :

Ces outils vous permettent de travailler ensemble sur un même document, ce qui vous permet donc d’être plus rapide, de ne pas refaire ce qui a déjà été fait, d’être plus agile dans l’ajustement des erreurs, de prendre des notes à plusieurs…De nombreuses plateformes offrent cette fonction on, on connait notamment Google document ou zoho writter.

🔹 Les outils de brainstorming collectif :

Ils vous permettent de mobiliser ensemble vos idées en vue d’un projet, d’un texte, d’un travail collaboratif, de faire émerger les représentations d’un groupe, de travailler ensemble autour d’une tâche précise. Les tableaux collaboratifs et les cartes heuristiques en font partie !

🔹 Les outils collaboratifs de gestion de projets :

Pour gérer ensemble toutes les étapes dans la conduite et le suivi d’un projet ainsi que se répartir les différentes tâches, pour ne pas perdre de temps à refaire ce qui a été fait et se répartir plus intelligemment les taches, on utilise les outils de gestion de projets.

🔹 Les outils de messagerie instantanée

Il n’est plus possible d’ignorer les outils de messagerie instantanée aujourd’hui en entreprise ! Bien connu du grand public, cet outil devient de plus en plus un indispensable en entreprise, pour mieux communiquer en interne. La cause ? Une vraie saturation face aux emails ! Ils nous permettre de répondre mieux et plus vite, mais aussi de sonder nos collaborateurs, de discuter au sein de groupes…

🔹 Les intranets et les réseaux sociaux d’entreprise

Un réseau social d’entreprise (RSE) est un outil collaboratif permettant aux différents membres d’une même société de centraliser toutes les informations de l’entreprise sur une même plateforme et de mieux communiquer.

Les collaborateurs peuvent notamment y travailler plus efficacement en groupe et mener des projets communs plus facilement afin de gagner du temps. On connait notamment Workplace de Facebook, Yammer ou Jamespot.

🔹 Les plateformes de partage de connaissances

Pouvoir mettre en un même lieu les différentes compétences est très important pour les entreprises. Elles vont donc être regroupées en lieu sûr et devenir accessibles facilement et à tout moment pour tous !

Comment choisir ses outils collaboratifs ?

On vous donne nos super conseils pour choisir une plateforme collaborative ! Si vous avez des doutes sur l’espace collaboratif à adopter, pensez à construire une liste de ce que vous souhaitez, des usages nécessaires et de ce que vous ne voulez pas !

On vous aide en vous citant quelques-unes des demandes possibles pour mieux collaborer :

• L’ergonomie pour une interface intuitive et un usage facilité.
• Les intégrations possibles pour centraliser au maximum tous vos outils pour les connecter entre eux comme Google Drive, Dropbox et même votre outil CRM, vos agendas…
• L’échange et le stockage de vos fichiers, mais aussi la faciliter à les rechercher.
• Les différents types de profils, l’accès est-il ou non contrôlé par un administrateur et sécurisé, comment sont modérés les contenus.
• Comment fonctionne la figuration des informations et comment peuvent-elles être recherchées.
• La personnalisation, pour que chacun ai un espace de travail qui lui correspond.
• La possibilité de retour terrain, la facilité à réagir et à créer de l’interaction, mais aussi des sondages.
• Le chat, la discussion et les possibilités qui en découlent (message audio, vidéo).
• La possibilité d’une version en application mobile notamment pour les équipes distantes.
• La visioconférence ou vidéoconférence et la possibilité d’organiser des réunions.
• La faciliter à  gérer et à se répartir les taches pour une meilleure gestion des projets.

En bref !

Bref, faites une liste de vos usages, de vos besoins des fonctionnalités qui vont vous être nécessaires ! Cherchez ensuite quel outil vous correspondra le mieux, ou quels outils, si vous ne couvrez pas l’ensemble de vos usages avec un seul outil (ce qui est le plus souvent le cas ! Très souvent des suites vont comporter plusieurs outils afin de devenir très complètes (on pense entre autres à Microsoft avec Teams pour la messagerie, SharePoint pour l’intranet, Yammer, Onedrive et tous les outils Microsoft inclus (Word, OneNote, Excel…) et la possibilité d’intégration.

Il est toujours important de favoriser la collaboration, car elle est indispensable pour le bon fonctionnement et le développement du business d’une entreprise ! Cherchez donc à trouver les meilleurs outils, et les meilleurs outils collaboratifs, les nouvelles plateformes pour faciliter la communication, la gestion de projets, les réunions en ligne, les conversations au sein de votre équipe. Et enfin, de créer un réel espace de travail collaboratif avec vos outils de travail collaboratif!